Beneficios de contar con un ERP, para un equipo de Ventas

Históricamente, se ha asociado el beneficio de contar con una herramienta de sistematización y automatización de procesos con la idea de gestionar las tareas del área financiera, en principio con justa razón, pues el objetivo principal de una herramienta de gestión empresarial, es entregar la información necesaria que permita medir el pulso y el ritmo del negocio, ofrecer visibilidad sobre la salud financiera de la empresa y las proyecciones para tomar las decisiones correctas.

Inteligencia y análisis de los datos

Sin embargo, no debemos olvidar cuál es la fuente principal que alimenta esta información, y pensándolo en un siguiente nivel, resulta indispensable para las áreas de ventas, contar con herramientas que sean capaces de procesar y reunir la información necesaria que les ayude a tener siempre en mente conceptos como productividad, ingresos, rentabilidad, rotación, etc.;

  • que les ayude a nivel personal a medir cuotas y objetivos,
  • a tener rastreabilidad de la cobranza; y sobre todo,
  • ser capaces de analizar su propia información y a nivel general también, p.e., realizar la predictibilidad de rentabilidad de un negocio,
  • o ser informado a priori sobre los riesgos o implicaciones de mantener un cliente, lo cual permitiría romper paradigmas históricos, que le brinden salud financiera al negocio para comenzar a ser selectivos con sus carteras, productos y/o servicios.

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Este tipo de información, la cual sólo puede ser proporcionada por un ERP, puede darle al negocio ese giro en la visión y en la operación que necesita, en especial, en situaciones atípicas como a las que nos enfrentamos hoy en día, donde el valor de la información oportuna, real, y centralizada, pero sobre todo.. disponible en cualquier lugar, nos abre un panorama mucho más amplio de acción y de decisión, nos permite tener una respuesta más rápida hacia nuestros clientes y nuestro mercado, adelantarnos a las necesidades y promover servicios y productos adecuados.

Sabemos hoy que es 7 veces más caro conseguir un cliente nuevo que conservar a uno existente, y basado en esta afirmación, los datos oportunos que un ejecutivo comercial o gerente de cuenta puede obtener de un ERP, le permite tener una visión global de cada una de sus cuentas, por ejemplo, la estacionalidad o frecuencia de las transacciones con sus clientes, la historia sobre su comportamiento, los niveles de satisfacción, etc…

El análisis oportuno de la información permite tomar mejores decisiones

En resumen, el alcance de generación y análisis de información que hoy en día debe tener cualquier ejecutivo comercial, resulta una misión casi imposible de cumplir en términos de tiempo, sin el apoyo de herramientas tecnológicas relacionales y centralizadas, pues el 90% del tiempo de un vendedor debe estar enfocado en generar negocio y el tiempo restante en analizar información que le permita ser más preciso en sus tareas, pronósticos y ejecuciones de sus procesos comerciales; el 10% restante de su actividad, debe dejar la responsabilidad de la generación de la información a las herramientas tecnológicas.

Visita nuestro sitio: www.axentit.com.mx para conocer más de nuestras soluciones.

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RPS unifica a la empresa en un todo colaborativo

El mundo industrial se encuentra inmerso en un momento de cambio, en el que, apoyado en la tecnología, puede alcanzar cuotas de mayor eficiencia y procesos de desarrollo de nuevos productos en las empresas.

En este contexto, el principal valor que la Industria 4.0 aporta a las compañías es el de ayudarles a ser más ágiles, de forma que puedan adaptarse rápidamente a un entorno que cada vez es más cambiante y exigente, ayudándolas a ofertar con información precisa.

Las empresas que realizan y gestionan proyectos necesitan ser más competitivas y eficientes, con mejores ofertas de calidad y detalle, mejor documentación y mayor agilidad en la creación de estas. Cada proyecto es único; dispone de sus planos, compras, subcontrataciones y especificaciones.

Una empresa que gestiona con un enfoque integrado que la contemple como “un todo”, que derribe los muros habituales entre departamentos: desde la ingeniería a la planta como a través de la cadena de valor; es una empresa ágil que responde a los requerimientos del cliente y que tiene el control de todos los proyectos.

La agilidad en las empresas es la capacidad de actuar e implementar cambios en el menor tiempo posible. Cuanto más rápido puede una organización revertir una situación, mayores serán los beneficios que se deriven de ello. La agilidad, por tanto, es una cualidad que se traduce en una ventaja competitiva.

RPS i4.0RPS es el ERP para la industria de manufactura que se ha construido sobre una tecnología avanzada (SOA) que asegura la integración y la colaboración con todas las áreas de la empresa; con módulos como el modelado estratégico, el gestor documental y el Business Intelligence plantea gestión, soluciones y soporte para la toma de decisiones, fomentando los entornos colaborativos desde un acceso multiplataforma.

RPS es una completa e innovadora solución de software ERP que incorpora en un sistema de información toda la funcionalidad necesaria para la gestión óptima de una empresa.

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Retos en la Industria 4.0

La revolución industrial que comenzó durante la segunda mitad del siglo XVIII en Inglaterra y que transformó el panorama económico, social y tecnológico de esa época ahora en pleno siglo XXI tiene un nuevo episodio.

Conocida como la cuarta revolución industrial, o la Industria 4.0, abarca temas sobre la metodología para organizar los medios de producción y su digitalización mediante sistemas de información inteligentes.

La Industria 4.0 busca que a través del uso de aplicaciones y sistemas de información los métodos sean más eficientes, la esencia de este proceso es usar tecnologías digitales en las empresas para hacer más inteligentes sus procesos.conectividad

El concepto abarca desde los proveedores hasta los clientes para poder predecir, planear y producir de forma inteligente.

Algunos de los retos de la Industria 4.0 para las empresas son:

  • La Digitalización de las empresas

Para alcanzar este objetivo se requiere un alto grado de automatización y digitalización en las empresas, los sistemas físicos deben estar conectados entre ellos para el intercambio de información.

La Industria 4.0 generará una mayor competitividad en las industrias ante el coste de la mano de obra, de la energía y niveles de compromiso social.

Ante toda esta dinámica que ha comenzado a desarrollarse, existe la necesidad de empoderar a los empleados para que sean capaces de identificar los factores a intervenir y, de esta manera, lograr que las empresas se transformen a la Industria 4.0.

  • Plataformas conectadas

A través de la digitalización y el uso de las plataformas conectadas, la Industria 4.0 ofrece nuevos valores que deben ser tomados en cuenta para un mejor desempeño productivo.

Entre esos puntos se pueden destacar una mayor capacidad de adaptación a la demanda, atender a los clientes de forma personalizada y dar un servicio post-venta uno a uno con el cliente.

También existe la posibilidad de diseñar, producir y vender en menor tiempo, añadir servicios a los productos y crear series de producción más cortas.

  • Factores influyentes

Hay 9 puntos clave que deben tenerse en cuenta en la Industria 4.0. Se trata de varios ejes en torno a los cuales se articula, y que las empresas deben trabajar para integrar las plantas de producción.

Estos factores son:IOT

  • Big Data y el análisis de datos
  • Internet de las cosas
  • La integración de los procesos
  • Uso de la “nube”
  • La cultura organizacional
  • Ciberseguridad
  • Realidad aumentada
  • Robótica
  • La simulación

Del mismo modo que ha ocurrido con otros procesos de transformación en las empresas, el verdadero desafío estará en el recurso humano.

Para todas las compañías, la adopción de la industria 4.0 significa un cambio de cultura organizacional. En pocas palabras, la empresa se transforma por dentro para poder adoptar el conocimiento y diseñar estrategias de digitalización, además de analizar si los empleados poseen la suficiente formación respecto de las nuevas tecnologías, con la finalidad de que puedan aportar a las estrategias o bien, a la implementación.

Con este panorama por delante, las empresas deben liderar el proceso de cambio, en el que tendrán que trabajar, en donde los nuevos entornos estarán más conectados y de esta manera los nuevos procesos se desarrollen sin dificultades.

Lo crucial en este proceso es que tanto el personal como las nuevas tecnologías puedan trabajar en conjunto para ofrecer valor a los clientes.

El avance de la tecnología ha traído a las empresas de manufactura numerosos cambios, actualmente la mayoría de los procesos son automatizados y digitales, todo se integra y todo se conecta. La Industria 4.0 propone una fabricación más flexible, inteligente e integrada; esto solo se puede lograr incorporando a las empresas sistemas como RPS que es capaz de responder a los nuevos retos de la industria para optimizar las operaciones y transformar productos.

RPS es una completa e innovadora solución de software ERP que incorpora en un sistema de información toda la funcionalidad necesaria para la gestión óptima de una empresa.

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Mejores prácticas al solicitar una «demo»

Adquirir un programa o software cada vez es más fácil, con solo poner las palabras de búsqueda aparecerán todas las opciones que existen en el mercado, y la labor se reduce en investigar, comparar y seleccionar la que mejor se adapte a nuestras necesidades.  

Después de elegir al menos 3 opciones posibles, el siguiente paso en muchos casos es «solicitar una demo» para conocer  en una perspectiva más cercana la aplicación de nuestro interés, esto representa una gran ventaja antes de tomar una decisión. 

Pero ¿Qué es una demo? 

Una «demo» o «demostración» es una muestra del funcionamiento de un programa nos permite conocerlo, ver qué hace, cuáles son sus principales fortalezas y cómo se adapta a la empresa para poder utilizarlo y evaluarlo antes de comprarlo. 

Beneficios de una demo:

  • Permite conocer a detalle el programa o solución de modo que se pueda observar cómo funciona y como lo aprovecharía el usuario final, los pasos a seguir, las vistas posibles, etc. 
  • Atiende necesidades al momento, ya que es el espacio para confirmar que el software elegido cubrirá las necesidades de la empresa. 
  • Profundizar en alcance, capacidades y funcionalidades, es el espacio dónde se conocen los módulos y la funcionalidad, lo que permite indagar acerca del alcance de la solución, sobre todo en los procesos específicos del negocio. 
  • Conocer más al proveedor, poder saber la experiencia, casos de éxito y se da un mayor acercamiento para una óptima implementación. 

demoLa demo es una de las mejores partes en la elección de una solución de tecnología, ya que se puede entender cómo funciona y cómo se beneficiará la empresa al implementarlo, por ello es importante seguir las siguientes recomendaciones para aprovechar al máximo ese espacio de demo. 

  • Tener una lista de requerimientos específicos: La mayoría de las herramientas o soluciones tecnológicas tienen módulos y funcionalidades en común, pero al tener los requerimientos de cada empresa, puedes solicitar te muestren si el programa cubre esas necesidades particulares. 
  • Involucrar al equipo en el proyecto: Por ejemplo, al evaluar un ERP buscar que en la demo participen el área de finanzas, sistemas y operaciones; cada uno hará una aportación importante desde su área y se puede elegir el sistema que aporte un verdadero valor. 
  • Exponer problemas: Es momento de compartir los problemas que actualmente se enfrentan, este ejercicio es importante porque se pone a prueba el software y se puede observar en qué modulo y cómo se resolvería ese problema.  
  • Solicitar personalización: Al involucrar a todo el equipo y tener claros los requerimientos específicos del negocio, durante el desarrollo de la demo se puede solicitar que pongan mayor énfasis en los procesos de la empresa que les interesa resolver. 
  • Preguntar: Es el mejor momento para aclarar dudas, pueden existir preguntas simples desde temas de funcionalidad, de personalización o de implementación hasta aquellos que son más sensibles como son temas comerciales. 

Participar es la mejor forma de aprovechar este espacio, actualmente antes de elegir una solución de TI se puede investigar bastante, por ello el tener la oportunidad de acercarse a conocerlo en cómo funcionaría ya implementado en el negocio es una oportunidad a la que se debe sacar el máximo provecho posible.  

En Axentit contamos con diferentes «demos» de nuestros productos que permiten al prospecto tener una visión más clara de la las soluciones que tenemos y si estas realmente solucionarán sus necesidades:

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Comparativo: Microsoft Dynamics GP vs SAP Business One

Al buscar un ERP encontramos muchas ofertas  en el mercado y con tantas opciones es muy fácil dispersarse con las distintas características de los módulos de cada solución ERP y perder de vista el objetivo final,  que es el de encontrar un sistema que ayude a nuestro negocio a optimizar operaciones, transformar productos y conectar con los clientes.

Cuando las listas de funciones  del ERP son similares es necesario conocer más allá de las características y ver cómo funcionan para determinar qué producto es la mejor opción para la empresa.

Optar por una solución de gestión empresarial es una decisión muy importante en cualquier negocio ya que cambiar de sistema implica invertir tiempo, dinero y recursos, por ello te presentemos el comparativo entre Microsoft Dynamics GP y SAP Business One.

Conoce los principales factores diferenciadores que te ayudarán a tomar la decisión correcta.

Accede al comparativo dando clic en la imagen.

GPVSONE

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¡Menor tiempo, mayor control con RPS!

RPS es un software de gestión empresarial ERP dirigido a compañías de ámbitos industriales y de distribución en proceso de transformación que buscan organizar y optimizar tiempos y procesos de manufactura con una implementación ágil y rápida respondiendo a los retos actuales a los que se enfrentan.

Entre los módulos que contiene RPS se encuentra Gestión de Proyectos, que permite tener un control de los proyectos industriales y sus diferentes actividades como la planeación, el seguimiento, la medición y los avances efectuados, la multiplicidad de versiones del mismo proyecto con la capacidad de organizarlo en planillas de trabajo indicando tareas específicas y con un mayor control de tiempo.

Las grandes fortalezas del módulo de Gestión de proyectos de RPS para la industria manufacturera es el conocimiento profundo de los procesos industriales, la eficiencia organizativa, el control detallado en los procesos efectuados, la elaboración de presupuestos, la dedicación de recursos y la planificación dinámica para los distintos proyectos en menor tiempo.

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El módulo de gestión de proyectos puede integrarse a las diferentes áreas de RPS, teniendo un control exacto y detallado de los productos o servicios que las industrias manufactureras manejen, así como un mayor control sobre la planificación del trabajo en multi-proyectos y el tiempo empleado en el desarrollo de las diferentes actividades.

Al usar el módulo de gestión de proyectos se optimiza el tiempo y los recursos que ayudarán a tener una organización efectiva y exacta en los procesos de la empresa en un grado de detalle importante, además de aportar la capacidad de anticiparse a los problemas, a la capacidad de tener un control de los proyectos en tiempo real y a la capacidad colaborativa para la gestión de proyectos.

A la empresa extendida le permitirá tener una mejor respuesta, ya que ofrece un servicio completamente adaptado a las nuevas tendencias, movilidad y flexibilidad y la combinación de tareas en menor tiempo obteniendo un mayor de los proyectos y optimizando procesos.

Axentit ha alcanzado un acuerdo con Ibermática, empresa española; para la distribución de RPS, con la intención de consolidar este ERP en el mercado mexicano. La misión de Axentit es brindar soluciones integrales de consultoría de negocio y sistemas de información que desarrollen e inspiren el potencial de las personas y las organizaciones, para mejorar su competitividad en un entorno tan dinámico y complejo como el actual.

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7 términos para entender mejor a la Nube

Las soluciones cloud o en la nube son de gran beneficio para las empresas de muchas maneras, por un lado, proporciona una serie de opciones; implementación, alojamiento, etc.

Las múltiples opciones de implementación son suficientes para confundir hasta al más experto, por ello te compartimos 7 términos que aumentarán tu conocimiento en la nube y ayudarán a comprender las diversas opciones para implementarla.

saas-imgSaaS Software como servicio: Aplicaciones específicas entregadas a través de la nube, generalmente para escenarios tales como correo electrónico, productividad de oficina, administración de relaciones con el cliente, análisis de mercadotecnia, etc.

iaasIaaS Infraestructura como un servicio: IaaS permite a las empresas trasladar todo su centro de datos, incluidos almacenamiento, servidores y software, a la nube, básicamente externalizando la gestión, la seguridad y el mantenimiento al proveedor de la nube.

PaaS Plataforma como servicio. PaaS proporciona un entorno de sistema operativo completo en la nube donde los clientes pueden desarrollar e implementar software, aplicaciones y servicios. La ventaja es que los sistemas PaaS se escalan a la perfección para proporcionar una calidad de servicio constante.

Virtualización:  La virtualización crea una capa de abstracción entre el hardware y el software, lo que permite que los centros de datos completos llenos de servidores y microprocesadores funcionen como un conjunto compartido de recursos.

Nube pública: La nube pública se refiere a los servicios ofrecidos a múltiples usuarios (o «inquilinos») en un solo centro de datos.

deploiement-cloudNube privada: La nube privada es un centro de datos dedicado o un entorno de servidor para ofrecer servicios en la nube para un solo cliente o inquilino. Nube híbridaLa nube híbrida es un entorno de TI empresarial que combina algunos servicios de nube privada, algunos servicios de nube pública y algunos recursos informáticos locales

Esperamos que con estos términos tengas más claro el funcionamiento de las soluciones Cloud y los beneficios que tienen al aplicarlas en tu empresa.

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8 grandes beneficios que hacen de GP Aduanal la mejor opción logística aduanera

GP Aduanal es la solución ERP dirigida a controlar la operación de los Agentes Aduanales.   El agente aduanal se enfrenta a un mercado en constante cambio con retos como la competencia global, la cambiante legislación en Comercio Exterior y la demanda de los clientes por acortar tiempos.

Te decimos 8 beneficios de GP Aduanal

SEGUIMIENTO PRECISO: Adopte mejores prácticas dentro del negocio llevando el control de las transacciones a partir de una referencia única y no a partir de un # de pedimento.

FUNCIONALIDAD EXTENDIDA: Saque provecho de la funcionalidad extendida que permite: – El manejo multi-moneda en transacciones. – Manejo de distintos métodos de pago para la creación de tarifas; estándar y pactadas con el cliente.

INVERSIÓN INTELIGENTE: Plataforma multi-empresa que maximiza la operación ya que es una herramienta única que puede asignar roles por usuario y por catálogos.

SEGUIMIENTO DETALLADO: Tenga el control y registro de las actividades realizadas y pendientes. Lleve el seguimiento logístico del proceso de importación de principio a ­n.

OPTIMIZACION DE RECURSOS: Mejore el rendimiento de la operación diseñando búsquedas personalizadas las cuales quedan almacenadas en memoria cache optimizando así el uso de internet.

REPORTES & ANALISIS: KPI´s de despacho basado en la fecha de revalidación. Reportes a clientes de acuerdo con días hábiles de la aduana. Creación de expedientes digitales útiles para el agente aduanal.

ADAPTABLE A LA EMPRESA: Menús y catálogos confi­gurables por su “Look & Feel” personalizable al que se le pueden asignar imágenes relacionadas al entorno empresarial

SEGURIDAD DE INFORMACIÓN: Controle la integridad de sus datos y permita que la información fluya de forma normal aplicando políticas de seguridad de tipo: “lectura” y/o “escritura” por usuario.

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Solicita una demo si quieres saber más acerca de esta plataforma y cómo puede ayudar a tu agencia a mejorar los procesos y automatizar de forma simple las tareas diarias de cada agente.

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Cierre de Año en Microsoft Dynamics GP

En este artículo les decimos en 5 sencillos pasos cómo realizar el cierre de año en Dynamics GP:

Paso 1: Crear el nuevo año fiscal Microsoft Dynamics GP > Herramientas > Configuración > Compañía > Períodos fiscales

1

  • Configurar el nuevo año
  • Establecer el número de periodos que tendrá
  • Definir la fecha inicial y final del año

Se recomienda dejar todos los meses cerrados para evitar que se generen capturas de transacciones en fechas incorrectas, para ello pulsar el botón “Cerrar todo”; o bien para quienes prefieran dejar abiertos ciertos meses, pero también de ciertos módulos es posible pulsar el botón “Cierre masivo” para hacerlo.

2

  • Seleccionar uno o todos los módulos.
  • Seleccionar uno, varios o todos los periodos del año fiscal.
  • Marcar la casilla de las transacciones que no permitirán contabilización en cada uno de los periodos especificados.

Por último, pulsar el botón “Aceptar” en cada ventana.

Paso 2: Comprobar naturaleza de las cuentas contables del catálogo Microsoft Dynamics GP > Smartlist > Financiero > Cuentas > * > Columna “Tipo de contabilización”

3

Paso 3: Especificar la cuenta de cierre que quedará grabada con el monto de la “Utilidad/Pérdida del Ejercicio”. Microsoft Dynamics GP > Herramientas > Configuración > Financiero > Contabilidad

4

Paso 4: Verificar que el último periodo de la serie “Financiero” del año anterior al que se va a cerrar esté abierto. Microsoft Dynamics GP > Herramientas > Configuración > Compañía > Períodos fiscales

5
Paso 5: Realizar Cierre Microsoft Dynamics GP > Herramientas > Rutinas > Financiero > Cierre fin de año

6

  • En este proceso se recomienda marcar la casilla para “Mantener las cuentas inactivas” y que considere todas esas cuentas tengan o no asociado un presupuesto.
  • Pulsar el botón “Cerrar año”
  • Observe que también desde esta ventana se puede realizar la reversión del cierre en caso de que se tengan que modificar cifras de años anteriores al año abierto.

Sigue estos sencillos pasos para realizar de manera satisfactoria el cierre de año dentro de Dynamics GP.

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