Office 365 | Colaboración en Equipo

¿Cuánto tiempo se puede perder en una junta hablando de un proyecto, de las tareas que cada persona tiene asignadas y de la ejecución de las mismas?

No sería más fácil poder estar al tanto de cada etapa del proyecto en cualquier momento y lugar, formar equipos colaborativos y empoderar empleados a través de una comunicación que fluye de manera normal entre todos los integrantes de un equipo, conectando con personas, grupos y clientes.

Hoy siendo el día del Internet; nos viene a la mente que hace algunos años atrás, cuando recién conocíamos la paquetería Microsoft Office y se comenzaba a hacer uso del correo electrónico para poder mandar y recibir un email, en ese entonces tuvimos nuestro primer acercamiento con Outlook al tener que configurar una cuenta del trabajo y hacer que la persona también cayera ahí.

Y ¿A qué va todo esto? Bueno pues en ese entonces cuando no existía Office 365, era posible crear una cita o una tarea para enviarla por correo a otra persona, así al menos se aseguraba que había conocimiento de la reunión y de los puntos a tratar durante la misma, después vino la aparición del celular y se podía confirmar, pero aun así lo que ocurriera en el «inter» hasta la reunión… era una caja negra.

No hace falta decir que actualmente es posible hacer todo el seguimiento de un proyecto sin necesidad de reunirse en persona, existen muchas aplicaciones para poderlo hacer, pero; ¿Cuáles de ellas realmente están orientadas a satisfacer las necesidades de una empresa de colaboración y movilidad desde el momento en que se envía un correo?

OFFICE365-50x50-2Las posibilidades son infinitas y en Axentit lo sabemos porque diariamente usamos Office 365 pues sabemos que es una plataforma totalmente integrada y pensada en la colaboración, en esta herramienta es posible administrar grupos de trabajo, actividades por usuario y reuniones en un solo lugar; llamado nube personal de la empresa, teniendo como centro de control Microsoft Teams, con la seguridad necesaria de los datos y archivos que se procesan.

Si quieres conocer acerca de Office 365 y cómo sacarle provecho dentro de tu empresa no te pierdas el próximo webinar que hablara sobre la colaboración en tiempo real que puedes tener con tus colaboradores.

¿Cuándo? Jueves 24 de mayo de 2018 11:00 am.

Descubre como puedes aumentar el potencial de tu empresa y los equipos de trabajo los 365 días Office del año.

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Pilares de la Transformación Digital en Axentit

Tabla Periódica Office 365. Haciendo a las empresas más eficientes.

Office 365 no es solamente entrar a Word para redactar un documento o hacer una presentación en PowerPoint; hay mucho más y se puede hacer más, lo importante es que cada empresa encuentre la formula exacta de cómo puede infundir productividad y colaboración a todas sus áreas.

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Comparativo: Microsoft Dynamics GP vs SAP Business One

Al buscar un ERP encontramos muchas ofertas  en el mercado y con tantas opciones es muy fácil dispersarse con las distintas características de los módulos de cada solución ERP y perder de vista el objetivo final,  que es el de encontrar un sistema que ayude a nuestro negocio a optimizar operaciones, transformar productos y conectar con los clientes.

Cuando las listas de funciones  del ERP son similares es necesario conocer más allá de las características y ver cómo funcionan para determinar qué producto es la mejor opción para la empresa.

Optar por una solución de gestión empresarial es una decisión muy importante en cualquier negocio ya que cambiar de sistema implica invertir tiempo, dinero y recursos, por ello te presentemos el comparativo entre Microsoft Dynamics GP y SAP Business One.

Conoce los principales factores diferenciadores que te ayudarán a tomar la decisión correcta.

Accede al comparativo dando clic en la imagen.

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8 ventajas del Workflow de aprobación en Dynamics GP

Microsoft Dynamics GP tiene un sistema workflow integrado que brinda a los usuarios la capacidad de crear flujos de trabajo o procesos de aprobación que mejoran los métodos comerciales de la organización.

Workflow 2.0 de Dynamics GP crea procesos consistentes para que un documento de registro maestro o lote fluya a través de GP, de esta manera; muestra quién debe aprobarlo y las condiciones para su aprobación.

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Aquí los 8 beneficios del workflow de aprobación en Dynamics GP:

  1. Crea procesos comerciales consistentes que garantizan su cumplimiento.
  2. Elimina los errores.
  3. Elimina las aprobaciones en papel y el tiempo dedicado a buscar las firmas necesarias para la aprobación.
  4. No es necesario iniciar sesión en GP, quien aprueba puede rechazar o aceptar de forma rápida y fácil haciendo clic en un enlace enviado por email que se actualiza automáticamente en GP.
  5. Los responsables de la aprobación pueden delegar a otros integrantes del equipo para cumplir la función de validar.
  6. El flujo de trabajo envía emails de recordatorio. También agrega a otro responsable después de un período de tiempo específico si la solicitud no fue respondida.
  7. Mejora la visibilidad permitiendo que los miembros del personal verifiquen el estado del artículo que está esperando aprobación.
  8. Las notificaciones se envían una vez aprobadas.

Éstos son los procesos de aprobación que están disponibles en GP:

  • Aprobación de adición de cuenta de libro mayor
  • Aprobación de lote de libro mayor
  • Aprobación del lote de cuentas por cobrar
  • Aprobación de adición de proveedor
  • Aprobación del lote de cuentas por pagar
  • Aprobación de transacciones por pagar
  • Aprobación de solicitud de compra
  • Aprobación de la factura de compra
  • Recepción de aprobación de transacción
  • Aprobación del informe de gastos
  • Aprobación de parte de horas

Descubre todos los beneficios al usar Approval Workflow de Dynamics GP, solicita una demo y descubre como GP y nuestras diferentes soluciones maximizan las operaciones de tu empresa.

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7 términos para entender mejor a la Nube

Las soluciones cloud o en la nube son de gran beneficio para las empresas de muchas maneras, por un lado, proporciona una serie de opciones; implementación, alojamiento, etc.

Las múltiples opciones de implementación son suficientes para confundir hasta al más experto, por ello te compartimos 7 términos que aumentarán tu conocimiento en la nube y ayudarán a comprender las diversas opciones para implementarla.

saas-imgSaaS Software como servicio: Aplicaciones específicas entregadas a través de la nube, generalmente para escenarios tales como correo electrónico, productividad de oficina, administración de relaciones con el cliente, análisis de mercadotecnia, etc.

iaasIaaS Infraestructura como un servicio: IaaS permite a las empresas trasladar todo su centro de datos, incluidos almacenamiento, servidores y software, a la nube, básicamente externalizando la gestión, la seguridad y el mantenimiento al proveedor de la nube.

PaaS Plataforma como servicio. PaaS proporciona un entorno de sistema operativo completo en la nube donde los clientes pueden desarrollar e implementar software, aplicaciones y servicios. La ventaja es que los sistemas PaaS se escalan a la perfección para proporcionar una calidad de servicio constante.

Virtualización:  La virtualización crea una capa de abstracción entre el hardware y el software, lo que permite que los centros de datos completos llenos de servidores y microprocesadores funcionen como un conjunto compartido de recursos.

Nube pública: La nube pública se refiere a los servicios ofrecidos a múltiples usuarios (o «inquilinos») en un solo centro de datos.

deploiement-cloudNube privada: La nube privada es un centro de datos dedicado o un entorno de servidor para ofrecer servicios en la nube para un solo cliente o inquilino. Nube híbridaLa nube híbrida es un entorno de TI empresarial que combina algunos servicios de nube privada, algunos servicios de nube pública y algunos recursos informáticos locales

Esperamos que con estos términos tengas más claro el funcionamiento de las soluciones Cloud y los beneficios que tienen al aplicarlas en tu empresa.

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8 grandes beneficios que hacen de GP Aduanal la mejor opción logística aduanera

GP Aduanal es la solución ERP dirigida a controlar la operación de los Agentes Aduanales.   El agente aduanal se enfrenta a un mercado en constante cambio con retos como la competencia global, la cambiante legislación en Comercio Exterior y la demanda de los clientes por acortar tiempos.

Te decimos 8 beneficios de GP Aduanal

SEGUIMIENTO PRECISO: Adopte mejores prácticas dentro del negocio llevando el control de las transacciones a partir de una referencia única y no a partir de un # de pedimento.

FUNCIONALIDAD EXTENDIDA: Saque provecho de la funcionalidad extendida que permite: – El manejo multi-moneda en transacciones. – Manejo de distintos métodos de pago para la creación de tarifas; estándar y pactadas con el cliente.

INVERSIÓN INTELIGENTE: Plataforma multi-empresa que maximiza la operación ya que es una herramienta única que puede asignar roles por usuario y por catálogos.

SEGUIMIENTO DETALLADO: Tenga el control y registro de las actividades realizadas y pendientes. Lleve el seguimiento logístico del proceso de importación de principio a ­n.

OPTIMIZACION DE RECURSOS: Mejore el rendimiento de la operación diseñando búsquedas personalizadas las cuales quedan almacenadas en memoria cache optimizando así el uso de internet.

REPORTES & ANALISIS: KPI´s de despacho basado en la fecha de revalidación. Reportes a clientes de acuerdo con días hábiles de la aduana. Creación de expedientes digitales útiles para el agente aduanal.

ADAPTABLE A LA EMPRESA: Menús y catálogos confi­gurables por su “Look & Feel” personalizable al que se le pueden asignar imágenes relacionadas al entorno empresarial

SEGURIDAD DE INFORMACIÓN: Controle la integridad de sus datos y permita que la información fluya de forma normal aplicando políticas de seguridad de tipo: “lectura” y/o “escritura” por usuario.

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Solicita una demo si quieres saber más acerca de esta plataforma y cómo puede ayudar a tu agencia a mejorar los procesos y automatizar de forma simple las tareas diarias de cada agente.

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La Importancia de escuchar al cliente.

Las empresas siempre han asociado el servicio de atención al cliente a la recepción de una llamada o un correo electrónico con alguna queja sobre nuestros productos o servicios, pero los clientes tienen muchas cosas que decirnos, ¡y no todo son quejas!

Cada vez más organizaciones piensan de una forma distinta y ven en esta área una oportunidad de llegar a cada vez más clientes. ¿Cómo? Pasando de la atención a la escucha activa del cliente. De esta forma, descubriremos cuáles son las necesidades específicas de nuestros usuarios incluso antes de que ellos mismos se den cuenta de ello.

¿Cómo se logra?

Las organizaciones que se preguntan cómo pueden mejorar sus servicios de atención al cliente. Para mejorar el servicio de atención al cliente, es necesario escucharle, hacerle partícipe de nuestras decisiones y nuestro valor como marca. Hemos de conseguir que se sienta identificado con nosotros, por lo que es imprescindible saber qué piensa y cómo podemos hacer que su experiencia sea positiva.

¿Qué se necesita?

Para escuchar activamente a los clientes se necesitan una serie de herramientas como el call center, redes sociales, encuestas sobre actividad económica, son solo algunas de ellas. Escuchar a nuestros clientes es clave para anticiparnos a sus necesidades y al resto de competidores. De esta forma, podremos lanzar nuevos productos y ampliar nuestro horizonte de ventas, lo que repercutirá de forma positiva en la empresa.

También la tecnología es una aliada para nuestra empresa al aplicarla a los sistemas de producción, distribución y ventas. La tecnología nos ayuda a comprender mejor todo lo que piensan y necesitan nuestros consumidores. También podemos recurrir a aplicaciones de email marketing y de geolocalización para diversificar y estructurar todas y cada una de las oportunidades comerciales. Todo ello repercutirá en la reputación de nuestra marca y hará que aumente el número de personas interesadas en interactuar con nosotros.

¿Por qué beneficia a la empresa?

Las empresas siempre han segmentado sus productos en función de su producción y de los intereses de sus clientes. Gracias a Internet y la irrupción de todo tipo de nuevas herramientas, las organizaciones pueden alcanzar la hipersegmentación: llegar a nichos de mercado muchísimo más pequeños y especializados. Pero alcanzarlos no es una cuestión fácil, requiere trabajo y escucha.

Una escucha activa para descubrir nuevas oportunidades, las cuales podremos aprovechar al máximo gracias a herramientas empresariales como Microsoft Dynamics 365. La Industria 4.0 se basa, sobre todo, en ello; a pensar continuamente en nuestros clientes.

El poder del dato

Microsoft Dynamics 365 te permite sacar partido de todos los datos que has ido recopilando de tus escuchas activas a los clientes.

Realizar un buen análisis es fundamental en plena revolución 4.0, pues nos permitirá predecir y anticipar todos los deseos y todas las necesidades de nuestros clientes. Solo depende de ti sacar provecho de todos los datos que has ido almacenando.

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Comparativo Office 365 vs Google Apps

Hoy estamos inmersos en la transformación digital, usamos distintos dispositivos móviles para conectarnos con amigos, familiar y el campo laboral no se puede quedar atrás, por ello cada vez es más importante integrar soluciones de productividad que faciliten las operaciones y den el poder de trabajar de la mejor manera, conectado con los clientes y empoderando empleados.

En el mercado cloud existen dos opciones a contratar que llaman nuestra atención por la familiaridad y accesibilidad que ofrecen, estando por un lado Google Apps for Work y por el otro Office 365, ambas ofrecen almacenamiento en nube, edición de documentos y conferencias en línea; pero ¿Cuál elegir? Realizamos este cuadro comparativo para identificar similitudes y diferencias.

comparativo office

Elegir la solución empresarial idónea implica cruzar las distintas opciones con los objetivos empresariales a corto y mediano plazo, para en conjunto integrar funcionalidades y/o aplicaciones que colaboren en el crecimiento de la empresa.

Es importante revisar los distintos planes de contratación y las funcionalidades que incluyen, para tener un costo real y certero, evitando adquirir aplicaciones extras que incrementen la inversión.

Hoy en día puedes probar de forma gratuita ambas para tener la experiencia de sus beneficios y áreas de oportunidad y al final adquirir la herramienta idónea para ti y tu empresa.

Realiza la prueba por 30 días de Office 365 y descubre como puedes optimizar las operaciones y conectar con tus clientes desde cualquier lugar.

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Cierre de Año en Microsoft Dynamics GP

En este artículo les decimos en 5 sencillos pasos cómo realizar el cierre de año en Dynamics GP:

Paso 1: Crear el nuevo año fiscal Microsoft Dynamics GP > Herramientas > Configuración > Compañía > Períodos fiscales

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  • Configurar el nuevo año
  • Establecer el número de periodos que tendrá
  • Definir la fecha inicial y final del año

Se recomienda dejar todos los meses cerrados para evitar que se generen capturas de transacciones en fechas incorrectas, para ello pulsar el botón “Cerrar todo”; o bien para quienes prefieran dejar abiertos ciertos meses, pero también de ciertos módulos es posible pulsar el botón “Cierre masivo” para hacerlo.

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  • Seleccionar uno o todos los módulos.
  • Seleccionar uno, varios o todos los periodos del año fiscal.
  • Marcar la casilla de las transacciones que no permitirán contabilización en cada uno de los periodos especificados.

Por último, pulsar el botón “Aceptar” en cada ventana.

Paso 2: Comprobar naturaleza de las cuentas contables del catálogo Microsoft Dynamics GP > Smartlist > Financiero > Cuentas > * > Columna “Tipo de contabilización”

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Paso 3: Especificar la cuenta de cierre que quedará grabada con el monto de la “Utilidad/Pérdida del Ejercicio”. Microsoft Dynamics GP > Herramientas > Configuración > Financiero > Contabilidad

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Paso 4: Verificar que el último periodo de la serie “Financiero” del año anterior al que se va a cerrar esté abierto. Microsoft Dynamics GP > Herramientas > Configuración > Compañía > Períodos fiscales

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Paso 5: Realizar Cierre Microsoft Dynamics GP > Herramientas > Rutinas > Financiero > Cierre fin de año

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  • En este proceso se recomienda marcar la casilla para “Mantener las cuentas inactivas” y que considere todas esas cuentas tengan o no asociado un presupuesto.
  • Pulsar el botón “Cerrar año”
  • Observe que también desde esta ventana se puede realizar la reversión del cierre en caso de que se tengan que modificar cifras de años anteriores al año abierto.

Sigue estos sencillos pasos para realizar de manera satisfactoria el cierre de año dentro de Dynamics GP.

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Los cinco beneficios de Dynamics GP para el área financiera

Para la organización de las empresas, el área de finanzas es muy importante. Las empresas que buscan expandirse necesitan una imagen precisa de los resultados operativos para predecir el momento adecuado para crecer.

Microsoft Dynamics GP es un módulo de recursos de planificación empresarial (ERP) completo diseñado para llevar herramientas corporativas. Este software permite administrar operaciones, finanzas e inventario, con una implementación rápida y sencilla.

Compartimos cinco formas en la que Dynamics GP impacta positivamente a los informes financieros de la empresa:

 1-. Conocimiento total a través de los estados y reportes financieros.

estadosfLos estados financieros investigan el estado económico de la empresa. Un estado financiero debe incluir un balance general con una lista de los activos y pasivos, el volumen de operación (incluye ventas, gastos, cuentas por cobrar), ganancias y pérdidas. También muestra el flujo de efectivo y, potencialmente la rentabilidad en lo que respecta a su resultado final.

Microsoft Dynamics GP ayuda a las empresas a convertir datos en conocimiento. Tener estos informes financieros al alcance en una herramienta fácil de usar, ayudará a tomar decisiones comerciales responsables.

En la solución de Dynamics GP hay cientos de herramientas predefinidas crear informes predefinidas; una de ellas es el Management Reporter que es el módulo que permite crear y ver estados financieros.

Además, hay un panel de escritorio que permite ver y organizar informes, almacenar declaraciones históricas y documentación de respaldo en una biblioteca de informes, incluso automatizar informes, enviándolos cada día, semana o mes, a las distintas partes interesadas lo que genera un ahorro de tiempo.

Mientras se trabaja en informes financieros y análisis de negocios, la comunicación entre los colaboradores mejora gracias a la mensajería instantánea y  a las notas interactivas. Tener una herramienta de informes financieros actualizados ayuda a mejorar las cuentas por cobrar, aumenta la precisión de las facturas y agiliza todos los flujos de trabajo financieros y operativos de la empresa.

2.- Detectar costos y rentabilidad con Dynamics GP 

costos y rentaLos informes financieros permiten que el negocio aumente o disminuya, dependiendo del flujo de caja y las ventas proyectadas. Esta es una de las características ofrecidas por Dynamics GP que ayudará a identificar dónde están subiendo los costos y cómo están afectando la rentabilidad general de la empresa.

Con esta información financiera y operacional se puede crear visualizaciones de datos que comuniquen la imagen exacta de las finanzas corporativas en gráficos, de modo que se entienda el panorama financiero.Una vez que creado el informe financiero en Management Reporter, se puede compartir con cualquier persona.

Todas estas características forman parte de las herramientas de informes financieros y de análisis empresarial que se encuentran en Microsoft Dynamics GP, a medida que la empresa crece, se pueden agregar gráficos que desglosen las ventas por territorio o proyectar la demanda del consumidor de sus productos frente al suministro disponible.Estas son herramientas de informes financieros que rastrean e informan sobre indicadores clave de rendimiento (KPI) que son exclusivos de su negocio. 

3.-Planificar e implementar estrategias de crecimiento

estrategias-de-crecimientoLa expansión de la empresa es más fácil con un producto escalable como Dynamics GP. GP toma los informes financieros y los lleva a una estrategia financiera; se puede utilizar el software para rastrear las cuentas por cobrar, pero también puede impulsar fácilmente los esfuerzos de planificación estratégica y financiera a proyecciones de siguiente nivel para guiar a la empresa.

Dynamics GP permite calcular los objetivos futuros en función de los negocios históricos y las tendencias del mercado, incluso admite idiomas y monedas extranjeras reduciendo las dificultades de globalización. Dynamics GP puede ser usado para determinar exactamente cuándo expandir sus negocios a nuevos mercados.

4.-  Tomar de decisiones financieras en tiempo real

decision en tiempoLas funciones de informes financieros en Dynamics GP son interactivas, lo que permite compartir informes con otros colaboradores en tiempo real, se pueden agregar comentarios a un informe y compartirlo con otros, o iniciar un chat de mensajes instantáneos para obtener más información.

La función de los informes financieros permite administrar el efectivo disponible y los gastos contra los presupuestos, además se puede integrar con la plataforma bancaria para monitorear los activos. En GP, ​​las vistas del panel se filtran específicamente a la cantidad de tareas en las que se está trabajando.

5.- Mejora de informes financieros con GP

Microsoft Dynamics GP permite realizar funciones básicas de contabilidad, junto con la creación de informes detallados que describen con precisión dónde se encuentra la empresa en el mercado.Los informes financieros hacen un seguimiento del rendimiento y del valor general de la empresa, además permiten tomar decisiones estratégicas críticas que afectan el crecimiento de la empresa.

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Dynamics GP es mucho más que una herramienta de informes financieros; potencializa la colaboración entre los empleados y clientes. Microsoft Dynamics GP le permite tener una visión retrospectiva y previsora teniendo un panorama de 360 ° del camino que su empresa deba seguir.

Conoce más de  Contabilidad Electrónica para Dynamics GP y de nuestras soluciones que te permitirán conectar con clientes, empoderar empleados, optimizar operaciones y mejorar productos.

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