Comparativo: Microsoft Dynamics GP vs SAP Business One

Al buscar un ERP encontramos muchas ofertas  en el mercado y con tantas opciones es muy fácil dispersarse con las distintas características de los módulos de cada solución ERP y perder de vista el objetivo final,  que es el de encontrar un sistema que ayude a nuestro negocio a optimizar operaciones, transformar productos y conectar con los clientes.

Cuando las listas de funciones  del ERP son similares es necesario conocer más allá de las características y ver cómo funcionan para determinar qué producto es la mejor opción para la empresa.

Optar por una solución de gestión empresarial es una decisión muy importante en cualquier negocio ya que cambiar de sistema implica invertir tiempo, dinero y recursos, por ello te presentemos el comparativo entre Microsoft Dynamics GP y SAP Business One.

Conoce los principales factores diferenciadores que te ayudarán a tomar la decisión correcta.

Accede al comparativo dando clic en la imagen.

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8 ventajas del Workflow de aprobación en Dynamics GP

Microsoft Dynamics GP tiene un sistema workflow integrado que brinda a los usuarios la capacidad de crear flujos de trabajo o procesos de aprobación que mejoran los métodos comerciales de la organización.

Workflow 2.0 de Dynamics GP crea procesos consistentes para que un documento de registro maestro o lote fluya a través de GP, de esta manera; muestra quién debe aprobarlo y las condiciones para su aprobación.

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Aquí los 8 beneficios del workflow de aprobación en Dynamics GP:

  1. Crea procesos comerciales consistentes que garantizan su cumplimiento.
  2. Elimina los errores.
  3. Elimina las aprobaciones en papel y el tiempo dedicado a buscar las firmas necesarias para la aprobación.
  4. No es necesario iniciar sesión en GP, quien aprueba puede rechazar o aceptar de forma rápida y fácil haciendo clic en un enlace enviado por email que se actualiza automáticamente en GP.
  5. Los responsables de la aprobación pueden delegar a otros integrantes del equipo para cumplir la función de validar.
  6. El flujo de trabajo envía emails de recordatorio. También agrega a otro responsable después de un período de tiempo específico si la solicitud no fue respondida.
  7. Mejora la visibilidad permitiendo que los miembros del personal verifiquen el estado del artículo que está esperando aprobación.
  8. Las notificaciones se envían una vez aprobadas.

Éstos son los procesos de aprobación que están disponibles en GP:

  • Aprobación de adición de cuenta de libro mayor
  • Aprobación de lote de libro mayor
  • Aprobación del lote de cuentas por cobrar
  • Aprobación de adición de proveedor
  • Aprobación del lote de cuentas por pagar
  • Aprobación de transacciones por pagar
  • Aprobación de solicitud de compra
  • Aprobación de la factura de compra
  • Recepción de aprobación de transacción
  • Aprobación del informe de gastos
  • Aprobación de parte de horas

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Cierre de Año en Microsoft Dynamics GP

En este artículo les decimos en 5 sencillos pasos cómo realizar el cierre de año en Dynamics GP:

Paso 1: Crear el nuevo año fiscal Microsoft Dynamics GP > Herramientas > Configuración > Compañía > Períodos fiscales

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  • Configurar el nuevo año
  • Establecer el número de periodos que tendrá
  • Definir la fecha inicial y final del año

Se recomienda dejar todos los meses cerrados para evitar que se generen capturas de transacciones en fechas incorrectas, para ello pulsar el botón “Cerrar todo”; o bien para quienes prefieran dejar abiertos ciertos meses, pero también de ciertos módulos es posible pulsar el botón “Cierre masivo” para hacerlo.

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  • Seleccionar uno o todos los módulos.
  • Seleccionar uno, varios o todos los periodos del año fiscal.
  • Marcar la casilla de las transacciones que no permitirán contabilización en cada uno de los periodos especificados.

Por último, pulsar el botón “Aceptar” en cada ventana.

Paso 2: Comprobar naturaleza de las cuentas contables del catálogo Microsoft Dynamics GP > Smartlist > Financiero > Cuentas > * > Columna “Tipo de contabilización”

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Paso 3: Especificar la cuenta de cierre que quedará grabada con el monto de la “Utilidad/Pérdida del Ejercicio”. Microsoft Dynamics GP > Herramientas > Configuración > Financiero > Contabilidad

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Paso 4: Verificar que el último periodo de la serie “Financiero” del año anterior al que se va a cerrar esté abierto. Microsoft Dynamics GP > Herramientas > Configuración > Compañía > Períodos fiscales

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Paso 5: Realizar Cierre Microsoft Dynamics GP > Herramientas > Rutinas > Financiero > Cierre fin de año

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  • En este proceso se recomienda marcar la casilla para “Mantener las cuentas inactivas” y que considere todas esas cuentas tengan o no asociado un presupuesto.
  • Pulsar el botón “Cerrar año”
  • Observe que también desde esta ventana se puede realizar la reversión del cierre en caso de que se tengan que modificar cifras de años anteriores al año abierto.

Sigue estos sencillos pasos para realizar de manera satisfactoria el cierre de año dentro de Dynamics GP.

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¡Microsoft Dynamics GP 2018 está aquí!

Anteriormente comunicamos los pasos de Dynamics GP para los siguientes años, el 1 de diciembre se lanzó la actualización más reciente: Microsoft Dynamics GP 2018.

Veamos tres áreas diferentes de mejora que trae consigo  Dynamics GP

1.- Recursos humanos y nómina

La optimización de la experiencia de recursos humanos y nómina para los usuarios de GP fue una gran prioridad para esta actualización.

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Aquí hay algunas capacidades que GP agregó en este departamento:

  • Desactiva los informes de embargos en la configuración de publicación
  • Disminuye las opciones de nómina desde y los registros inactivos desde la configuración general.
  • Cambia códigos de departamento en todos los archivos
  • Restringe la deducción inactiva y los códigos de beneficios en las búsquedas
  • Reimpresión de distribución e informes resumidos
  • Integración avanzada de bienestar humano y salud

2.-Workflow 3.0

Se agregaron tres nuevos flujos de trabajo en Dynamics GP 2018 en función de los comentarios de los usuarios:

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  • Workflow de la cuenta GL
  • Workflow de las transacciones de recepción·
  • Workflow de facturación de compras

3. Cambios en Web Client

El objetivo de estas mejoras en el área de web client es facilitar la navegación y el uso con las funciones adicionales que se enumeran a continuación:

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  • Autocompletar
  • Acceso directo a Smartlist en web client
  • Ventana de maximización de conciliación bancaria

Con esta nueva versión, Microsoft Dynamics GP se centra en mejorar la plataforma y la aplicación principal. Al hacer esto, Dynamics GP tomó las principales características solicitadas por los clientes para guiar las últimas mejoras.

Se espera que esta versión mejore la integración con las populares aplicaciones complementarias, las funciones adicionales de inteligencia empresarial y las mejoras de navegación.

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Los cinco beneficios de Dynamics GP para el área financiera

Para la organización de las empresas, el área de finanzas es muy importante. Las empresas que buscan expandirse necesitan una imagen precisa de los resultados operativos para predecir el momento adecuado para crecer.

Microsoft Dynamics GP es un módulo de recursos de planificación empresarial (ERP) completo diseñado para llevar herramientas corporativas. Este software permite administrar operaciones, finanzas e inventario, con una implementación rápida y sencilla.

Compartimos cinco formas en la que Dynamics GP impacta positivamente a los informes financieros de la empresa:

 1-. Conocimiento total a través de los estados y reportes financieros.

estadosfLos estados financieros investigan el estado económico de la empresa. Un estado financiero debe incluir un balance general con una lista de los activos y pasivos, el volumen de operación (incluye ventas, gastos, cuentas por cobrar), ganancias y pérdidas. También muestra el flujo de efectivo y, potencialmente la rentabilidad en lo que respecta a su resultado final.

Microsoft Dynamics GP ayuda a las empresas a convertir datos en conocimiento. Tener estos informes financieros al alcance en una herramienta fácil de usar, ayudará a tomar decisiones comerciales responsables.

En la solución de Dynamics GP hay cientos de herramientas predefinidas crear informes predefinidas; una de ellas es el Management Reporter que es el módulo que permite crear y ver estados financieros.

Además, hay un panel de escritorio que permite ver y organizar informes, almacenar declaraciones históricas y documentación de respaldo en una biblioteca de informes, incluso automatizar informes, enviándolos cada día, semana o mes, a las distintas partes interesadas lo que genera un ahorro de tiempo.

Mientras se trabaja en informes financieros y análisis de negocios, la comunicación entre los colaboradores mejora gracias a la mensajería instantánea y  a las notas interactivas. Tener una herramienta de informes financieros actualizados ayuda a mejorar las cuentas por cobrar, aumenta la precisión de las facturas y agiliza todos los flujos de trabajo financieros y operativos de la empresa.

2.- Detectar costos y rentabilidad con Dynamics GP 

costos y rentaLos informes financieros permiten que el negocio aumente o disminuya, dependiendo del flujo de caja y las ventas proyectadas. Esta es una de las características ofrecidas por Dynamics GP que ayudará a identificar dónde están subiendo los costos y cómo están afectando la rentabilidad general de la empresa.

Con esta información financiera y operacional se puede crear visualizaciones de datos que comuniquen la imagen exacta de las finanzas corporativas en gráficos, de modo que se entienda el panorama financiero.Una vez que creado el informe financiero en Management Reporter, se puede compartir con cualquier persona.

Todas estas características forman parte de las herramientas de informes financieros y de análisis empresarial que se encuentran en Microsoft Dynamics GP, a medida que la empresa crece, se pueden agregar gráficos que desglosen las ventas por territorio o proyectar la demanda del consumidor de sus productos frente al suministro disponible.Estas son herramientas de informes financieros que rastrean e informan sobre indicadores clave de rendimiento (KPI) que son exclusivos de su negocio. 

3.-Planificar e implementar estrategias de crecimiento

estrategias-de-crecimientoLa expansión de la empresa es más fácil con un producto escalable como Dynamics GP. GP toma los informes financieros y los lleva a una estrategia financiera; se puede utilizar el software para rastrear las cuentas por cobrar, pero también puede impulsar fácilmente los esfuerzos de planificación estratégica y financiera a proyecciones de siguiente nivel para guiar a la empresa.

Dynamics GP permite calcular los objetivos futuros en función de los negocios históricos y las tendencias del mercado, incluso admite idiomas y monedas extranjeras reduciendo las dificultades de globalización. Dynamics GP puede ser usado para determinar exactamente cuándo expandir sus negocios a nuevos mercados.

4.-  Tomar de decisiones financieras en tiempo real

decision en tiempoLas funciones de informes financieros en Dynamics GP son interactivas, lo que permite compartir informes con otros colaboradores en tiempo real, se pueden agregar comentarios a un informe y compartirlo con otros, o iniciar un chat de mensajes instantáneos para obtener más información.

La función de los informes financieros permite administrar el efectivo disponible y los gastos contra los presupuestos, además se puede integrar con la plataforma bancaria para monitorear los activos. En GP, ​​las vistas del panel se filtran específicamente a la cantidad de tareas en las que se está trabajando.

5.- Mejora de informes financieros con GP

Microsoft Dynamics GP permite realizar funciones básicas de contabilidad, junto con la creación de informes detallados que describen con precisión dónde se encuentra la empresa en el mercado.Los informes financieros hacen un seguimiento del rendimiento y del valor general de la empresa, además permiten tomar decisiones estratégicas críticas que afectan el crecimiento de la empresa.

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Dynamics GP es mucho más que una herramienta de informes financieros; potencializa la colaboración entre los empleados y clientes. Microsoft Dynamics GP le permite tener una visión retrospectiva y previsora teniendo un panorama de 360 ° del camino que su empresa deba seguir.

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Las 8 preguntas y respuestas para elegir una solución de ERP adecuada para la empresa.

Con este cuestionario rápido y fácil puedes conocer que funcionalidades de ERP se adaptan de mejor manera a las necesidades de tu empresa

1.-¿Qué industria describe mejor a la empresa?

COMOLEGIR ERPTodas las empresas tienen necesidades y requisitos comunes para funciones específicas como es la contabilidad general, las cuentas por pagar, etc.; para ello, cualquier sistema contable competente que pueda analizar los saldos y créditos de la empresa será suficiente. Sin embargo, más allá de esas necesidades comunes, los requisitos de cada empresa comenzarán a variar considerablemente.  Por ejemplo: para una empresa de fabricación, las funciones que son un requisito necesario para su funcionamiento no serán iguales para una empresa de servicios profesionales.

Cada ERP se alineará mejor con industrias específicas o ‘verticales’, permitiendo que el ERP satisfaga un alto porcentaje de necesidades y requisitos de esa industria, mientras que sus ofertas a otras industrias probablemente sean insuficientes. Conocer el tipo de industria de la empresa permite que el proceso de selección de una o más soluciones ERP se mueva rápidamente, reduciendo el campo a soluciones de ERP relevantes que sirvan a cada empresa.

2.-¿Qué tipo de implementación requiere la empresa?

 La decisión sobre cómo implementar un nuevo ERP puede ser simple o no.Algunos sistemas ERP solo se ofrecen soluciones «en la nube» donde solo es necesario inscribirse para una suscripción y listo. Otros sistemas ERP son sistemas heredados, que la compañía necesita poseer, administrar y mantener; es decir, solo están disponibles en hardware. Unos pocos sistemas ERP ofrecen opciones de implementación, por lo que es primordial entender la preferencia de la empresa por el método de implementación, reduciendo la gama de sistemas ERP que se considerarán.

3.-¿Reemplazar el área de finanzas o implementar un sistema ERP completo?

Los sistemas de contabilidad, como su nombre lo indica, se enfocan exclusivamente en analizar los saldos y créditos de la empresa, y de esta manera producir estados financieros conciliados.

Los sistemas ERP ofrecen una gama mucho más amplia de subsistemas y funciones además de todos los sistemas contables, es decir, recursos humanos y nómina, presupuestos y previsiones, CRM, etc.

Por ello se debe considerar lo siguiente: Desde la perspectiva de la empresa: ¿Cuán amplia es la visión de proyecto? ¿Será un cambio en el departamento de Contabilidad, o un cambio total de la compañía?

4.-¿Ofrecer facilidades de uso para el área recursos humanos?

Elegir implementar un sistema ERP, dónde se incluya el módulo de Recursos Humanos, también significará determinar cómo los empleados interactuarán con el sistema. Se puede abrir el sistema al empleado con diferentes funciones a través de un portal web o colocando una actividad administrada dentro del área de recursos humanos; funciones tales como la actualización de información personal, agregar direcciones, nuevos colaboradores o modificar beneficios y deducciones de los empleados.

5.-¿Implementar un sistema automatizado para la el área de ventas?

ventas-indicadorExisten sistemas de contabilidad para registrar actividades cuando ocurren o poco después. Los sistemas ERP pueden ser mucho más proactivos cuando se integran con un sistema de automatización de fuerza de ventas.

Un componente de automatización de fuerza de ventas puede mejorar significativamente la productividad de la empresa; Pero ¿cómo se logra? Usando la automatización y los flujos de trabajo, analizando actividades históricas y saldos actuales de los equipos de ventas, generando mayor satisfacción y lealtad del cliente, menos errores y personal de ventas más productivo.

6.-¿Roles específicos para los empleados?

Los sistemas ERP generalmente ofrecen licencias de usuario con diferentes niveles de acceso, el usuario avanzado tiene pleno acceso a toda la información, un usuario empleado tiene acceso a sus propios registros personales y restringido a la demás información.

Algunos usuarios pueden realizar todas y cada una de las tareas, mientras que otros tienen acceso de «solo lectura», ejecutando informes y consultas, pero sin poder interactuar con el sistema.Con el nuevo sistema ERP, la cantidad de acceso que se otorgará y la profundidad del acceso serán fundamentales para comprender el alcance y la amplitud del esfuerzo de implementación de un nuevo sistema.   

7.- ¿Un ERP adaptable en cualquier lugar?

erp cloudLas necesidades de una empresa multinacional pueden ser más desafiantes que las de una empresa que solo opera en un solo lugar. La estructura organizativa, los requisitos de impuestos y presentación de informes, las divisas, etc., deben acomodarse dentro del sistema ERP. Estas características no son opcionales, deben estar presentes para que la empresa funcione, y se debe tener en cuenta que no todos los ERP manejan estas opciones.

8.-¿Tamaño de la empresa?

Conocer el tamaño de la empresa, incluido el tamaño del personal, es muy útil para determinar el alcance general del proyecto, su duración y su complejidad.

• Una compañía pequeña, con una única ubicación y con pocos empleados, puede ser bien atendida con una solución local, administrando todo internamente.

• Una compañía grande y multinacional, con muchas ubicaciones y con muchos empleados, puede tener mejores resultados con un despliegue en la nube y acceso a Internet para todos

Ahora ya sabes qué tipo de ERP es el que más conviene a tu empresa, solo tienes que identificar las señales de que tu negocio está listo para adquirir una solución de gestión empresarial y descubrir los puntos clave en el proceso de evaluación y selección del ERP.

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Trabaja desde cualquier lugar y momento con Dynamics 365

Todo lo que puedes hacer desde la oficina con Dynamics 365 para ofrecer mejores ventas y servicios también se puede hacer con su versión móvil.

Te compartimos cinco formas en que Microsoft Dynamics 365 en la versión móvil te ayuda para hacer to
do lo que necesitas donde sea y en cualquier momento de una manera ágil.

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1. Ver datos de un vistazo con paneles móviles

Gracias a los paneles optimizados para pantallas táctiles y personalizados por rol, puedes ver la información esencial que estás acostumbrado a ver en tu tablero cuando usa Dynamics 365 desde un escritorio o computadora portátil.

2. Monitorear las necesidades del cliente.

Con base en un análisis continuo de los datos de los clientes, las tarjetas de acción de Relationship Assistant te alertan sobre los ítems de alta prioridad, como una oportunidad abierta que necesita un seguimiento. Las tarjetas se vinculan a información relacionada para una navegación rápida en pantallas pequeñas.

3. Mantener un registro de dónde se encuentra en el proceso de ventas

Los formularios de proceso proporcionan un procedimiento claro por pasos para cerrar las ventas. Con Dynamics 365 para dispositivos móviles, puedes ver exactamente dónde se encuentran y qué debes hacer a continuación.

4. Ingreso de datos fácilmente, sin importar el tamaño de la pantalla

Los campos están diseñados para funcionar fácilmente en pantallas táctiles, y puedes tomar fotos y adjuntarlas las notas. También puedes capturar instantáneamente tarjetas de visita o notas. Si pierdes tu conexión, todos los datos se sincronizarán la próxima vez que estés en línea para que cualquier miembro de tu equipo que necesite la información pueda verla también.

5. Personalizar las aplicaciones para su organización

Hay herramientas de apuntar y hacer clic para que los administradores puedan personalizar las aplicaciones para la organización sin tener que escribir una sola línea de código. Haz que la aplicación se adapte a la organización, y no al revés. Tu experiencia personalizada será uniforme a medida que avance de un dispositivo móvil a otro y viceversa, y la información fluirá para aprovechar al máximo el tamaño de su pantalla.

Si tu empresa usa Dynamics 365 para Field Service, asegúrate de consultar también la aplicación móvil de Field Service para brindar a los vendedores toda la información que necesitan para llegar a las ubicaciones de sus clientes y completar órdenes de trabajo rápidamente.

Para aprovechar las características de Microsoft Dynamics para dispositivos móviles, descargue Dynamics 365 para teléfonos y tabletas desde su tienda de aplicaciones habitual.

Como siempre, no dudes en contactarnos si deseas obtener consejos sobre cómo implementar mejor Dynamics 365 para su uso comercial, también puedes solicitar una prueba gratis de Dynamics 365.

Conoce nuestras diferentes soluciones que ayudarán a tu empresa a conectar con tus clientes, optimizar las operaciones, transformar productos y empoderar empleados.

¡Dynamics GP continúa con grandes y nuevas mejoras!

Del 10 al 13 de octubre del 2017 se llevó acabo el GPUG Summit 2017 en Nashville TN, la reunión anual donde se habla todo lo que respecta a Dynamics GP a través de sesiones educativas; entre los temas destacados que se hablaron fue el futuro de GP.

El mensaje principal sobre las nuevas mejoras fue entregado por Pam Misialek, Gerente de Marketing de Microsoft Dynamics GP. Este es el 11º año de la Cumbre GPUG, qué gran momento para reflexionar sobre cómo ha crecido y cambiado este evento en los últimos 11 años.

En el evento Microsoft resaltó la gran una necesidad  de avanzar y crear una mejor experiencia con  el usuario  y con con el entorno de negocio  en el que se desenvuelven las empresas.   Se destacó que gracias a la tecnología ahora es posible conectarse a GP desde cualquier lugar y en cualquier momento, teniendo un mejor control de todo lo que sucede en la empresa y en las operaciones.

La gran noticia del evento fue descubrir que GP seguirá por mucho más tiempo, con nuevas y grandes mejoras para los próximos años; en el  “Roadmap de Microsoft Dynamics GP” se aprecia que los lanzamientos ahora serán anualmente en vez de cada 6 meses; de esta manera el lanzamiento de GP 2018 saldrá el 1 de diciembre teniendo así que  los nuevos lanzamientos saldrán al final de cada año.

Se exhortó a que los usuarios de GP compartan sus sugerencias e ideas para las  en Connect.Microsoft.com  ya que Microsoft escucha y toma en cuenta  todas las sugerencias y experiencias de los usuarios  al desarrollar las nuevas funcionalidades de GP; de hecho,  se aseguró que más de la mitad de las nuevas características de GP 2018 provienen del sitio web Connect.

Algunas de las nuevas características que se están disponibles en GP son:

  • Optimización de los sercicios financieros / HRP con mas funciones.
  • Documentos completos adjuntos
  • Power Suite Evolution
  • Experiencia del usuario: todo lo necesario para hacer más fácil el trabajo
  • Workflow 3.0

En Axentit podemos ayudarte a integrar Microsoft Dynamics GP a tu negocio. Visita nuestra página y conoce nuestras diferentes soluciones que ayudarán a tu empresa a optimizar operaciones, mejorar productos, conectar con tus clientes y empoderar a tus empleados.

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*Nota original en inglés de www.gpug.com, Nashville 2017 Summit GPUG:  https://www.gpug.com/gpugsummit/blogs/angie-ryan/2017/10/11/gpug-summit-nashville-opening-session-recap