Office 365 | Colaboración en Equipo

¿Cuánto tiempo se puede perder en una junta hablando de un proyecto, de las tareas que cada persona tiene asignadas y de la ejecución de las mismas?

No sería más fácil poder estar al tanto de cada etapa del proyecto en cualquier momento y lugar, formar equipos colaborativos y empoderar empleados a través de una comunicación que fluye de manera normal entre todos los integrantes de un equipo, conectando con personas, grupos y clientes.

Hoy siendo el día del Internet; nos viene a la mente que hace algunos años atrás, cuando recién conocíamos la paquetería Microsoft Office y se comenzaba a hacer uso del correo electrónico para poder mandar y recibir un email, en ese entonces tuvimos nuestro primer acercamiento con Outlook al tener que configurar una cuenta del trabajo y hacer que la persona también cayera ahí.

Y ¿A qué va todo esto? Bueno pues en ese entonces cuando no existía Office 365, era posible crear una cita o una tarea para enviarla por correo a otra persona, así al menos se aseguraba que había conocimiento de la reunión y de los puntos a tratar durante la misma, después vino la aparición del celular y se podía confirmar, pero aun así lo que ocurriera en el «inter» hasta la reunión… era una caja negra.

No hace falta decir que actualmente es posible hacer todo el seguimiento de un proyecto sin necesidad de reunirse en persona, existen muchas aplicaciones para poderlo hacer, pero; ¿Cuáles de ellas realmente están orientadas a satisfacer las necesidades de una empresa de colaboración y movilidad desde el momento en que se envía un correo?

OFFICE365-50x50-2Las posibilidades son infinitas y en Axentit lo sabemos porque diariamente usamos Office 365 pues sabemos que es una plataforma totalmente integrada y pensada en la colaboración, en esta herramienta es posible administrar grupos de trabajo, actividades por usuario y reuniones en un solo lugar; llamado nube personal de la empresa, teniendo como centro de control Microsoft Teams, con la seguridad necesaria de los datos y archivos que se procesan.

Si quieres conocer acerca de Office 365 y cómo sacarle provecho dentro de tu empresa no te pierdas el próximo webinar que hablara sobre la colaboración en tiempo real que puedes tener con tus colaboradores.

¿Cuándo? Jueves 24 de mayo de 2018 11:00 am.

Descubre como puedes aumentar el potencial de tu empresa y los equipos de trabajo los 365 días Office del año.

Conoce nuestras diferentes soluciones que te ayudarán a conectar con clientes, empoderar empleados, optimizar operaciones y transformar productos.

Pilares de la Transformación Digital en Axentit

Tabla Periódica Office 365. Haciendo a las empresas más eficientes.

Office 365 no es solamente entrar a Word para redactar un documento o hacer una presentación en PowerPoint; hay mucho más y se puede hacer más, lo importante es que cada empresa encuentre la formula exacta de cómo puede infundir productividad y colaboración a todas sus áreas.

Seguir leyendo

Comparativo: Microsoft Dynamics GP vs SAP Business One

Al buscar un ERP encontramos muchas ofertas  en el mercado y con tantas opciones es muy fácil dispersarse con las distintas características de los módulos de cada solución ERP y perder de vista el objetivo final,  que es el de encontrar un sistema que ayude a nuestro negocio a optimizar operaciones, transformar productos y conectar con los clientes.

Cuando las listas de funciones  del ERP son similares es necesario conocer más allá de las características y ver cómo funcionan para determinar qué producto es la mejor opción para la empresa.

Optar por una solución de gestión empresarial es una decisión muy importante en cualquier negocio ya que cambiar de sistema implica invertir tiempo, dinero y recursos, por ello te presentemos el comparativo entre Microsoft Dynamics GP y SAP Business One.

Conoce los principales factores diferenciadores que te ayudarán a tomar la decisión correcta.

Accede al comparativo dando clic en la imagen.

GPVSONE

Contáctanos si quieres conocer más sobre Dynamics GP  o solicita una Demo. 

Conoce nuestras diferentes soluciones que te ayudarán a conectar con clientes, empoderar empleados, optimizar operaciones y transformar productos.

 

Microsoft Office ¿Qué plan de suscripción me conviene?

Vivimos en un mundo que esta en constante cambio gracias a la transformación digital; integrar soluciones de tecnología a nuestra empresa es cada vez es más fácil ya sea través de diferentes modalidades de adquisición, que permiten tomar la decisión de invertir en sistemas como el CRM o en un ERP que ayudan a mejorar los procesos de la empresa.

Sin embargo, al pensar en soluciones como las de Microsoft Office existen opciones de diferentes planes como lo es opción de hacer un pago único, instalar y “no preocuparse” por un pago mensual, aunque ello implique dejar de lado algunos beneficios.

En el siguiente cuadro podrás observar los diferentes beneficios que tiene Office según la modalidad que uno elija:

ComparativoOffice

Este cuadro permite ver cómo van incrementando los beneficios al elegir alguno de los planes de suscripción que Office pone al alcance y para mejor referencia podemos definir algunos puntos:

  • El pago único permite solo una instalación de cuatro aplicaciones en una versión.
  • La versión hogar como su nombre lo indica está pensada para uso familiar, el beneficio de suscripción es que no es necesario comprar o pagar una actualización sino confirmar y siempre se usará la versión más actualizada.
  • Los planes para empresas se ocupan de entregar más allá de las versiones actualizadas en distintos equipos de Office, entregan servicios que fortalezcan el trabajo de los integrantes de la empresa.

Al suscribirse a un plan también se tiene acceso a:

  1. Videoconferencias: compartiendo presentaciones y escritorio para una comunicación prácticamente «face to face» con la posibilidad de invitar hasta a 250 personas.
  2. Colaboración en todo momento y lugar: poner al alcance documentos que todos puedan editar en el mismo momento, complementar presentaciones, reportes, archivos y evitando duplicidad
  3. Yammer: una red social como Facebook donde se crean grupos, se comparten, avisos e información de la empresa facilitando la comunicación entre todos los miembros del equipo.

Microsoft pone al alcance distintos planes con más o menos aplicaciones y servicios para facilitar la integración de Office conforme a las necesidades de cada persona, familia y empresa.

officeprueba

Te invitamos a probar el Plan Office 365 Empresa Premium gratis por 30 días y suscribirte con todas sus potencialidades descubriendo que es posible optimizar las operaciones, mejorar productos, empoderar empleados y conectar con clientes.

Contáctanos para conocer más sobre nuestras diferentes soluciones que te ayudarán a conectar con clientes, empoderar empleados, optimizar operaciones y transformar productos.

 pilares

Comparativo Office 365 vs Google Apps

Hoy estamos inmersos en la transformación digital, usamos distintos dispositivos móviles para conectarnos con amigos, familiar y el campo laboral no se puede quedar atrás, por ello cada vez es más importante integrar soluciones de productividad que faciliten las operaciones y den el poder de trabajar de la mejor manera, conectado con los clientes y empoderando empleados.

En el mercado cloud existen dos opciones a contratar que llaman nuestra atención por la familiaridad y accesibilidad que ofrecen, estando por un lado Google Apps for Work y por el otro Office 365, ambas ofrecen almacenamiento en nube, edición de documentos y conferencias en línea; pero ¿Cuál elegir? Realizamos este cuadro comparativo para identificar similitudes y diferencias.

comparativo office

Elegir la solución empresarial idónea implica cruzar las distintas opciones con los objetivos empresariales a corto y mediano plazo, para en conjunto integrar funcionalidades y/o aplicaciones que colaboren en el crecimiento de la empresa.

Es importante revisar los distintos planes de contratación y las funcionalidades que incluyen, para tener un costo real y certero, evitando adquirir aplicaciones extras que incrementen la inversión.

Hoy en día puedes probar de forma gratuita ambas para tener la experiencia de sus beneficios y áreas de oportunidad y al final adquirir la herramienta idónea para ti y tu empresa.

Realiza la prueba por 30 días de Office 365 y descubre como puedes optimizar las operaciones y conectar con tus clientes desde cualquier lugar.

Contáctanos si quieres conocer más sobre nuestras diferentes soluciones que te ayudarán a conectar con clientes, empoderar empleados, optimizar operaciones y transformar productos.

pilares

 

¡Microsoft Dynamics GP 2018 está aquí!

Anteriormente comunicamos los pasos de Dynamics GP para los siguientes años, el 1 de diciembre se lanzó la actualización más reciente: Microsoft Dynamics GP 2018.

Veamos tres áreas diferentes de mejora que trae consigo  Dynamics GP

1.- Recursos humanos y nómina

La optimización de la experiencia de recursos humanos y nómina para los usuarios de GP fue una gran prioridad para esta actualización.

recursos-humanos1

Aquí hay algunas capacidades que GP agregó en este departamento:

  • Desactiva los informes de embargos en la configuración de publicación
  • Disminuye las opciones de nómina desde y los registros inactivos desde la configuración general.
  • Cambia códigos de departamento en todos los archivos
  • Restringe la deducción inactiva y los códigos de beneficios en las búsquedas
  • Reimpresión de distribución e informes resumidos
  • Integración avanzada de bienestar humano y salud

2.-Workflow 3.0

Se agregaron tres nuevos flujos de trabajo en Dynamics GP 2018 en función de los comentarios de los usuarios:

UnicornWorkflow-Design

  • Workflow de la cuenta GL
  • Workflow de las transacciones de recepción·
  • Workflow de facturación de compras

3. Cambios en Web Client

El objetivo de estas mejoras en el área de web client es facilitar la navegación y el uso con las funciones adicionales que se enumeran a continuación:

web-cliente-servidor

  • Autocompletar
  • Acceso directo a Smartlist en web client
  • Ventana de maximización de conciliación bancaria

Con esta nueva versión, Microsoft Dynamics GP se centra en mejorar la plataforma y la aplicación principal. Al hacer esto, Dynamics GP tomó las principales características solicitadas por los clientes para guiar las últimas mejoras.

Se espera que esta versión mejore la integración con las populares aplicaciones complementarias, las funciones adicionales de inteligencia empresarial y las mejoras de navegación.

Contáctanos si quieres conocer más sobre Dynamics GP y nuestras diferentes soluciones que te ayudarán a conectar con clientes, empoderar empleados, optimizar operaciones y transformar productos.

pilares

Los cinco beneficios de Dynamics GP para el área financiera

Para la organización de las empresas, el área de finanzas es muy importante. Las empresas que buscan expandirse necesitan una imagen precisa de los resultados operativos para predecir el momento adecuado para crecer.

Microsoft Dynamics GP es un módulo de recursos de planificación empresarial (ERP) completo diseñado para llevar herramientas corporativas. Este software permite administrar operaciones, finanzas e inventario, con una implementación rápida y sencilla.

Compartimos cinco formas en la que Dynamics GP impacta positivamente a los informes financieros de la empresa:

 1-. Conocimiento total a través de los estados y reportes financieros.

estadosfLos estados financieros investigan el estado económico de la empresa. Un estado financiero debe incluir un balance general con una lista de los activos y pasivos, el volumen de operación (incluye ventas, gastos, cuentas por cobrar), ganancias y pérdidas. También muestra el flujo de efectivo y, potencialmente la rentabilidad en lo que respecta a su resultado final.

Microsoft Dynamics GP ayuda a las empresas a convertir datos en conocimiento. Tener estos informes financieros al alcance en una herramienta fácil de usar, ayudará a tomar decisiones comerciales responsables.

En la solución de Dynamics GP hay cientos de herramientas predefinidas crear informes predefinidas; una de ellas es el Management Reporter que es el módulo que permite crear y ver estados financieros.

Además, hay un panel de escritorio que permite ver y organizar informes, almacenar declaraciones históricas y documentación de respaldo en una biblioteca de informes, incluso automatizar informes, enviándolos cada día, semana o mes, a las distintas partes interesadas lo que genera un ahorro de tiempo.

Mientras se trabaja en informes financieros y análisis de negocios, la comunicación entre los colaboradores mejora gracias a la mensajería instantánea y  a las notas interactivas. Tener una herramienta de informes financieros actualizados ayuda a mejorar las cuentas por cobrar, aumenta la precisión de las facturas y agiliza todos los flujos de trabajo financieros y operativos de la empresa.

2.- Detectar costos y rentabilidad con Dynamics GP 

costos y rentaLos informes financieros permiten que el negocio aumente o disminuya, dependiendo del flujo de caja y las ventas proyectadas. Esta es una de las características ofrecidas por Dynamics GP que ayudará a identificar dónde están subiendo los costos y cómo están afectando la rentabilidad general de la empresa.

Con esta información financiera y operacional se puede crear visualizaciones de datos que comuniquen la imagen exacta de las finanzas corporativas en gráficos, de modo que se entienda el panorama financiero.Una vez que creado el informe financiero en Management Reporter, se puede compartir con cualquier persona.

Todas estas características forman parte de las herramientas de informes financieros y de análisis empresarial que se encuentran en Microsoft Dynamics GP, a medida que la empresa crece, se pueden agregar gráficos que desglosen las ventas por territorio o proyectar la demanda del consumidor de sus productos frente al suministro disponible.Estas son herramientas de informes financieros que rastrean e informan sobre indicadores clave de rendimiento (KPI) que son exclusivos de su negocio. 

3.-Planificar e implementar estrategias de crecimiento

estrategias-de-crecimientoLa expansión de la empresa es más fácil con un producto escalable como Dynamics GP. GP toma los informes financieros y los lleva a una estrategia financiera; se puede utilizar el software para rastrear las cuentas por cobrar, pero también puede impulsar fácilmente los esfuerzos de planificación estratégica y financiera a proyecciones de siguiente nivel para guiar a la empresa.

Dynamics GP permite calcular los objetivos futuros en función de los negocios históricos y las tendencias del mercado, incluso admite idiomas y monedas extranjeras reduciendo las dificultades de globalización. Dynamics GP puede ser usado para determinar exactamente cuándo expandir sus negocios a nuevos mercados.

4.-  Tomar de decisiones financieras en tiempo real

decision en tiempoLas funciones de informes financieros en Dynamics GP son interactivas, lo que permite compartir informes con otros colaboradores en tiempo real, se pueden agregar comentarios a un informe y compartirlo con otros, o iniciar un chat de mensajes instantáneos para obtener más información.

La función de los informes financieros permite administrar el efectivo disponible y los gastos contra los presupuestos, además se puede integrar con la plataforma bancaria para monitorear los activos. En GP, ​​las vistas del panel se filtran específicamente a la cantidad de tareas en las que se está trabajando.

5.- Mejora de informes financieros con GP

Microsoft Dynamics GP permite realizar funciones básicas de contabilidad, junto con la creación de informes detallados que describen con precisión dónde se encuentra la empresa en el mercado.Los informes financieros hacen un seguimiento del rendimiento y del valor general de la empresa, además permiten tomar decisiones estratégicas críticas que afectan el crecimiento de la empresa.

dyngpp

Dynamics GP es mucho más que una herramienta de informes financieros; potencializa la colaboración entre los empleados y clientes. Microsoft Dynamics GP le permite tener una visión retrospectiva y previsora teniendo un panorama de 360 ° del camino que su empresa deba seguir.

Conoce más de  Contabilidad Electrónica para Dynamics GP y de nuestras soluciones que te permitirán conectar con clientes, empoderar empleados, optimizar operaciones y mejorar productos.

pilares

 

 

 

Las 8 preguntas y respuestas para elegir una solución de ERP adecuada para la empresa.

Con este cuestionario rápido y fácil puedes conocer que funcionalidades de ERP se adaptan de mejor manera a las necesidades de tu empresa

1.-¿Qué industria describe mejor a la empresa?

COMOLEGIR ERPTodas las empresas tienen necesidades y requisitos comunes para funciones específicas como es la contabilidad general, las cuentas por pagar, etc.; para ello, cualquier sistema contable competente que pueda analizar los saldos y créditos de la empresa será suficiente. Sin embargo, más allá de esas necesidades comunes, los requisitos de cada empresa comenzarán a variar considerablemente.  Por ejemplo: para una empresa de fabricación, las funciones que son un requisito necesario para su funcionamiento no serán iguales para una empresa de servicios profesionales.

Cada ERP se alineará mejor con industrias específicas o ‘verticales’, permitiendo que el ERP satisfaga un alto porcentaje de necesidades y requisitos de esa industria, mientras que sus ofertas a otras industrias probablemente sean insuficientes. Conocer el tipo de industria de la empresa permite que el proceso de selección de una o más soluciones ERP se mueva rápidamente, reduciendo el campo a soluciones de ERP relevantes que sirvan a cada empresa.

2.-¿Qué tipo de implementación requiere la empresa?

 La decisión sobre cómo implementar un nuevo ERP puede ser simple o no.Algunos sistemas ERP solo se ofrecen soluciones «en la nube» donde solo es necesario inscribirse para una suscripción y listo. Otros sistemas ERP son sistemas heredados, que la compañía necesita poseer, administrar y mantener; es decir, solo están disponibles en hardware. Unos pocos sistemas ERP ofrecen opciones de implementación, por lo que es primordial entender la preferencia de la empresa por el método de implementación, reduciendo la gama de sistemas ERP que se considerarán.

3.-¿Reemplazar el área de finanzas o implementar un sistema ERP completo?

Los sistemas de contabilidad, como su nombre lo indica, se enfocan exclusivamente en analizar los saldos y créditos de la empresa, y de esta manera producir estados financieros conciliados.

Los sistemas ERP ofrecen una gama mucho más amplia de subsistemas y funciones además de todos los sistemas contables, es decir, recursos humanos y nómina, presupuestos y previsiones, CRM, etc.

Por ello se debe considerar lo siguiente: Desde la perspectiva de la empresa: ¿Cuán amplia es la visión de proyecto? ¿Será un cambio en el departamento de Contabilidad, o un cambio total de la compañía?

4.-¿Ofrecer facilidades de uso para el área recursos humanos?

Elegir implementar un sistema ERP, dónde se incluya el módulo de Recursos Humanos, también significará determinar cómo los empleados interactuarán con el sistema. Se puede abrir el sistema al empleado con diferentes funciones a través de un portal web o colocando una actividad administrada dentro del área de recursos humanos; funciones tales como la actualización de información personal, agregar direcciones, nuevos colaboradores o modificar beneficios y deducciones de los empleados.

5.-¿Implementar un sistema automatizado para la el área de ventas?

ventas-indicadorExisten sistemas de contabilidad para registrar actividades cuando ocurren o poco después. Los sistemas ERP pueden ser mucho más proactivos cuando se integran con un sistema de automatización de fuerza de ventas.

Un componente de automatización de fuerza de ventas puede mejorar significativamente la productividad de la empresa; Pero ¿cómo se logra? Usando la automatización y los flujos de trabajo, analizando actividades históricas y saldos actuales de los equipos de ventas, generando mayor satisfacción y lealtad del cliente, menos errores y personal de ventas más productivo.

6.-¿Roles específicos para los empleados?

Los sistemas ERP generalmente ofrecen licencias de usuario con diferentes niveles de acceso, el usuario avanzado tiene pleno acceso a toda la información, un usuario empleado tiene acceso a sus propios registros personales y restringido a la demás información.

Algunos usuarios pueden realizar todas y cada una de las tareas, mientras que otros tienen acceso de «solo lectura», ejecutando informes y consultas, pero sin poder interactuar con el sistema.Con el nuevo sistema ERP, la cantidad de acceso que se otorgará y la profundidad del acceso serán fundamentales para comprender el alcance y la amplitud del esfuerzo de implementación de un nuevo sistema.   

7.- ¿Un ERP adaptable en cualquier lugar?

erp cloudLas necesidades de una empresa multinacional pueden ser más desafiantes que las de una empresa que solo opera en un solo lugar. La estructura organizativa, los requisitos de impuestos y presentación de informes, las divisas, etc., deben acomodarse dentro del sistema ERP. Estas características no son opcionales, deben estar presentes para que la empresa funcione, y se debe tener en cuenta que no todos los ERP manejan estas opciones.

8.-¿Tamaño de la empresa?

Conocer el tamaño de la empresa, incluido el tamaño del personal, es muy útil para determinar el alcance general del proyecto, su duración y su complejidad.

• Una compañía pequeña, con una única ubicación y con pocos empleados, puede ser bien atendida con una solución local, administrando todo internamente.

• Una compañía grande y multinacional, con muchas ubicaciones y con muchos empleados, puede tener mejores resultados con un despliegue en la nube y acceso a Internet para todos

Ahora ya sabes qué tipo de ERP es el que más conviene a tu empresa, solo tienes que identificar las señales de que tu negocio está listo para adquirir una solución de gestión empresarial y descubrir los puntos clave en el proceso de evaluación y selección del ERP.

Conoce más de Microsoft Dynamics GP y haz crecer tu negocio, conecta con tus clientes, empodera a tus empleados, optimiza operaciones y transforma productos, visita nuestra página

pilares

Trabaja desde cualquier lugar y momento con Dynamics 365

Todo lo que puedes hacer desde la oficina con Dynamics 365 para ofrecer mejores ventas y servicios también se puede hacer con su versión móvil.

Te compartimos cinco formas en que Microsoft Dynamics 365 en la versión móvil te ayuda para hacer to
do lo que necesitas donde sea y en cualquier momento de una manera ágil.

mobiledyn

 

1. Ver datos de un vistazo con paneles móviles

Gracias a los paneles optimizados para pantallas táctiles y personalizados por rol, puedes ver la información esencial que estás acostumbrado a ver en tu tablero cuando usa Dynamics 365 desde un escritorio o computadora portátil.

2. Monitorear las necesidades del cliente.

Con base en un análisis continuo de los datos de los clientes, las tarjetas de acción de Relationship Assistant te alertan sobre los ítems de alta prioridad, como una oportunidad abierta que necesita un seguimiento. Las tarjetas se vinculan a información relacionada para una navegación rápida en pantallas pequeñas.

3. Mantener un registro de dónde se encuentra en el proceso de ventas

Los formularios de proceso proporcionan un procedimiento claro por pasos para cerrar las ventas. Con Dynamics 365 para dispositivos móviles, puedes ver exactamente dónde se encuentran y qué debes hacer a continuación.

4. Ingreso de datos fácilmente, sin importar el tamaño de la pantalla

Los campos están diseñados para funcionar fácilmente en pantallas táctiles, y puedes tomar fotos y adjuntarlas las notas. También puedes capturar instantáneamente tarjetas de visita o notas. Si pierdes tu conexión, todos los datos se sincronizarán la próxima vez que estés en línea para que cualquier miembro de tu equipo que necesite la información pueda verla también.

5. Personalizar las aplicaciones para su organización

Hay herramientas de apuntar y hacer clic para que los administradores puedan personalizar las aplicaciones para la organización sin tener que escribir una sola línea de código. Haz que la aplicación se adapte a la organización, y no al revés. Tu experiencia personalizada será uniforme a medida que avance de un dispositivo móvil a otro y viceversa, y la información fluirá para aprovechar al máximo el tamaño de su pantalla.

Si tu empresa usa Dynamics 365 para Field Service, asegúrate de consultar también la aplicación móvil de Field Service para brindar a los vendedores toda la información que necesitan para llegar a las ubicaciones de sus clientes y completar órdenes de trabajo rápidamente.

Para aprovechar las características de Microsoft Dynamics para dispositivos móviles, descargue Dynamics 365 para teléfonos y tabletas desde su tienda de aplicaciones habitual.

Como siempre, no dudes en contactarnos si deseas obtener consejos sobre cómo implementar mejor Dynamics 365 para su uso comercial, también puedes solicitar una prueba gratis de Dynamics 365.

Conoce nuestras diferentes soluciones que ayudarán a tu empresa a conectar con tus clientes, optimizar las operaciones, transformar productos y empoderar empleados.