¡Microsoft Dynamics GP 2018 está aquí!

Anteriormente comunicamos los pasos de Dynamics GP para los siguientes años, el 1 de diciembre se lanzó la actualización más reciente: Microsoft Dynamics GP 2018.

Veamos tres áreas diferentes de mejora que trae consigo  Dynamics GP

1.- Recursos humanos y nómina

La optimización de la experiencia de recursos humanos y nómina para los usuarios de GP fue una gran prioridad para esta actualización.

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Aquí hay algunas capacidades que GP agregó en este departamento:

  • Desactiva los informes de embargos en la configuración de publicación
  • Disminuye las opciones de nómina desde y los registros inactivos desde la configuración general.
  • Cambia códigos de departamento en todos los archivos
  • Restringe la deducción inactiva y los códigos de beneficios en las búsquedas
  • Reimpresión de distribución e informes resumidos
  • Integración avanzada de bienestar humano y salud

2.-Workflow 3.0

Se agregaron tres nuevos flujos de trabajo en Dynamics GP 2018 en función de los comentarios de los usuarios:

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  • Workflow de la cuenta GL
  • Workflow de las transacciones de recepción·
  • Workflow de facturación de compras

3. Cambios en Web Client

El objetivo de estas mejoras en el área de web client es facilitar la navegación y el uso con las funciones adicionales que se enumeran a continuación:

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  • Autocompletar
  • Acceso directo a Smartlist en web client
  • Ventana de maximización de conciliación bancaria

Con esta nueva versión, Microsoft Dynamics GP se centra en mejorar la plataforma y la aplicación principal. Al hacer esto, Dynamics GP tomó las principales características solicitadas por los clientes para guiar las últimas mejoras.

Se espera que esta versión mejore la integración con las populares aplicaciones complementarias, las funciones adicionales de inteligencia empresarial y las mejoras de navegación.

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Los cinco beneficios de Dynamics GP para el área financiera

Para la organización de las empresas, el área de finanzas es muy importante. Las empresas que buscan expandirse necesitan una imagen precisa de los resultados operativos para predecir el momento adecuado para crecer.

Microsoft Dynamics GP es un módulo de recursos de planificación empresarial (ERP) completo diseñado para llevar herramientas corporativas. Este software permite administrar operaciones, finanzas e inventario, con una implementación rápida y sencilla.

Compartimos cinco formas en la que Dynamics GP impacta positivamente a los informes financieros de la empresa:

 1-. Conocimiento total a través de los estados y reportes financieros.

estadosfLos estados financieros investigan el estado económico de la empresa. Un estado financiero debe incluir un balance general con una lista de los activos y pasivos, el volumen de operación (incluye ventas, gastos, cuentas por cobrar), ganancias y pérdidas. También muestra el flujo de efectivo y, potencialmente la rentabilidad en lo que respecta a su resultado final.

Microsoft Dynamics GP ayuda a las empresas a convertir datos en conocimiento. Tener estos informes financieros al alcance en una herramienta fácil de usar, ayudará a tomar decisiones comerciales responsables.

En la solución de Dynamics GP hay cientos de herramientas predefinidas crear informes predefinidas; una de ellas es el Management Reporter que es el módulo que permite crear y ver estados financieros.

Además, hay un panel de escritorio que permite ver y organizar informes, almacenar declaraciones históricas y documentación de respaldo en una biblioteca de informes, incluso automatizar informes, enviándolos cada día, semana o mes, a las distintas partes interesadas lo que genera un ahorro de tiempo.

Mientras se trabaja en informes financieros y análisis de negocios, la comunicación entre los colaboradores mejora gracias a la mensajería instantánea y  a las notas interactivas. Tener una herramienta de informes financieros actualizados ayuda a mejorar las cuentas por cobrar, aumenta la precisión de las facturas y agiliza todos los flujos de trabajo financieros y operativos de la empresa.

2.- Detectar costos y rentabilidad con Dynamics GP 

costos y rentaLos informes financieros permiten que el negocio aumente o disminuya, dependiendo del flujo de caja y las ventas proyectadas. Esta es una de las características ofrecidas por Dynamics GP que ayudará a identificar dónde están subiendo los costos y cómo están afectando la rentabilidad general de la empresa.

Con esta información financiera y operacional se puede crear visualizaciones de datos que comuniquen la imagen exacta de las finanzas corporativas en gráficos, de modo que se entienda el panorama financiero.Una vez que creado el informe financiero en Management Reporter, se puede compartir con cualquier persona.

Todas estas características forman parte de las herramientas de informes financieros y de análisis empresarial que se encuentran en Microsoft Dynamics GP, a medida que la empresa crece, se pueden agregar gráficos que desglosen las ventas por territorio o proyectar la demanda del consumidor de sus productos frente al suministro disponible.Estas son herramientas de informes financieros que rastrean e informan sobre indicadores clave de rendimiento (KPI) que son exclusivos de su negocio. 

3.-Planificar e implementar estrategias de crecimiento

estrategias-de-crecimientoLa expansión de la empresa es más fácil con un producto escalable como Dynamics GP. GP toma los informes financieros y los lleva a una estrategia financiera; se puede utilizar el software para rastrear las cuentas por cobrar, pero también puede impulsar fácilmente los esfuerzos de planificación estratégica y financiera a proyecciones de siguiente nivel para guiar a la empresa.

Dynamics GP permite calcular los objetivos futuros en función de los negocios históricos y las tendencias del mercado, incluso admite idiomas y monedas extranjeras reduciendo las dificultades de globalización. Dynamics GP puede ser usado para determinar exactamente cuándo expandir sus negocios a nuevos mercados.

4.-  Tomar de decisiones financieras en tiempo real

decision en tiempoLas funciones de informes financieros en Dynamics GP son interactivas, lo que permite compartir informes con otros colaboradores en tiempo real, se pueden agregar comentarios a un informe y compartirlo con otros, o iniciar un chat de mensajes instantáneos para obtener más información.

La función de los informes financieros permite administrar el efectivo disponible y los gastos contra los presupuestos, además se puede integrar con la plataforma bancaria para monitorear los activos. En GP, ​​las vistas del panel se filtran específicamente a la cantidad de tareas en las que se está trabajando.

5.- Mejora de informes financieros con GP

Microsoft Dynamics GP permite realizar funciones básicas de contabilidad, junto con la creación de informes detallados que describen con precisión dónde se encuentra la empresa en el mercado.Los informes financieros hacen un seguimiento del rendimiento y del valor general de la empresa, además permiten tomar decisiones estratégicas críticas que afectan el crecimiento de la empresa.

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Dynamics GP es mucho más que una herramienta de informes financieros; potencializa la colaboración entre los empleados y clientes. Microsoft Dynamics GP le permite tener una visión retrospectiva y previsora teniendo un panorama de 360 ° del camino que su empresa deba seguir.

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Las 8 preguntas y respuestas para elegir una solución de ERP adecuada para la empresa.

Con este cuestionario rápido y fácil puedes conocer que funcionalidades de ERP se adaptan de mejor manera a las necesidades de tu empresa

1.-¿Qué industria describe mejor a la empresa?

COMOLEGIR ERPTodas las empresas tienen necesidades y requisitos comunes para funciones específicas como es la contabilidad general, las cuentas por pagar, etc.; para ello, cualquier sistema contable competente que pueda analizar los saldos y créditos de la empresa será suficiente. Sin embargo, más allá de esas necesidades comunes, los requisitos de cada empresa comenzarán a variar considerablemente.  Por ejemplo: para una empresa de fabricación, las funciones que son un requisito necesario para su funcionamiento no serán iguales para una empresa de servicios profesionales.

Cada ERP se alineará mejor con industrias específicas o ‘verticales’, permitiendo que el ERP satisfaga un alto porcentaje de necesidades y requisitos de esa industria, mientras que sus ofertas a otras industrias probablemente sean insuficientes. Conocer el tipo de industria de la empresa permite que el proceso de selección de una o más soluciones ERP se mueva rápidamente, reduciendo el campo a soluciones de ERP relevantes que sirvan a cada empresa.

2.-¿Qué tipo de implementación requiere la empresa?

 La decisión sobre cómo implementar un nuevo ERP puede ser simple o no.Algunos sistemas ERP solo se ofrecen soluciones «en la nube» donde solo es necesario inscribirse para una suscripción y listo. Otros sistemas ERP son sistemas heredados, que la compañía necesita poseer, administrar y mantener; es decir, solo están disponibles en hardware. Unos pocos sistemas ERP ofrecen opciones de implementación, por lo que es primordial entender la preferencia de la empresa por el método de implementación, reduciendo la gama de sistemas ERP que se considerarán.

3.-¿Reemplazar el área de finanzas o implementar un sistema ERP completo?

Los sistemas de contabilidad, como su nombre lo indica, se enfocan exclusivamente en analizar los saldos y créditos de la empresa, y de esta manera producir estados financieros conciliados.

Los sistemas ERP ofrecen una gama mucho más amplia de subsistemas y funciones además de todos los sistemas contables, es decir, recursos humanos y nómina, presupuestos y previsiones, CRM, etc.

Por ello se debe considerar lo siguiente: Desde la perspectiva de la empresa: ¿Cuán amplia es la visión de proyecto? ¿Será un cambio en el departamento de Contabilidad, o un cambio total de la compañía?

4.-¿Ofrecer facilidades de uso para el área recursos humanos?

Elegir implementar un sistema ERP, dónde se incluya el módulo de Recursos Humanos, también significará determinar cómo los empleados interactuarán con el sistema. Se puede abrir el sistema al empleado con diferentes funciones a través de un portal web o colocando una actividad administrada dentro del área de recursos humanos; funciones tales como la actualización de información personal, agregar direcciones, nuevos colaboradores o modificar beneficios y deducciones de los empleados.

5.-¿Implementar un sistema automatizado para la el área de ventas?

ventas-indicadorExisten sistemas de contabilidad para registrar actividades cuando ocurren o poco después. Los sistemas ERP pueden ser mucho más proactivos cuando se integran con un sistema de automatización de fuerza de ventas.

Un componente de automatización de fuerza de ventas puede mejorar significativamente la productividad de la empresa; Pero ¿cómo se logra? Usando la automatización y los flujos de trabajo, analizando actividades históricas y saldos actuales de los equipos de ventas, generando mayor satisfacción y lealtad del cliente, menos errores y personal de ventas más productivo.

6.-¿Roles específicos para los empleados?

Los sistemas ERP generalmente ofrecen licencias de usuario con diferentes niveles de acceso, el usuario avanzado tiene pleno acceso a toda la información, un usuario empleado tiene acceso a sus propios registros personales y restringido a la demás información.

Algunos usuarios pueden realizar todas y cada una de las tareas, mientras que otros tienen acceso de «solo lectura», ejecutando informes y consultas, pero sin poder interactuar con el sistema.Con el nuevo sistema ERP, la cantidad de acceso que se otorgará y la profundidad del acceso serán fundamentales para comprender el alcance y la amplitud del esfuerzo de implementación de un nuevo sistema.   

7.- ¿Un ERP adaptable en cualquier lugar?

erp cloudLas necesidades de una empresa multinacional pueden ser más desafiantes que las de una empresa que solo opera en un solo lugar. La estructura organizativa, los requisitos de impuestos y presentación de informes, las divisas, etc., deben acomodarse dentro del sistema ERP. Estas características no son opcionales, deben estar presentes para que la empresa funcione, y se debe tener en cuenta que no todos los ERP manejan estas opciones.

8.-¿Tamaño de la empresa?

Conocer el tamaño de la empresa, incluido el tamaño del personal, es muy útil para determinar el alcance general del proyecto, su duración y su complejidad.

• Una compañía pequeña, con una única ubicación y con pocos empleados, puede ser bien atendida con una solución local, administrando todo internamente.

• Una compañía grande y multinacional, con muchas ubicaciones y con muchos empleados, puede tener mejores resultados con un despliegue en la nube y acceso a Internet para todos

Ahora ya sabes qué tipo de ERP es el que más conviene a tu empresa, solo tienes que identificar las señales de que tu negocio está listo para adquirir una solución de gestión empresarial y descubrir los puntos clave en el proceso de evaluación y selección del ERP.

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Clientes conectados, la evolución de las ventas

Es una realidad que el recorrido de compra del cliente de hoy está lleno de más información, más personas y más opciones que nunca, pero ¿Cómo satisfacer las necesidades del cliente cuando el tiempo de interacción personal es limitado?

Las estadísticas de compra muestran que la proporción de tiempo que un comprador realmente pasa reuniéndose con proveedores potenciales es solo el 17% del proceso de compra completo lo que significa que la cantidad de tiempo que su equipo se relaciona personalmente con sus compradores es mínima.

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Estas estadísticas de compra también muestran que los compradores B2B usan el medio digital al principio de su proceso de compra y continúan usando fuentes digitales durante el proceso. Los compradores están accediendo cada vez más a los canales digitales, no a las conexiones en persona, como tradicionalmente se hacía.

Lo mismo ocurre si ha desarrollado una relación con el comprador; todavía están interactuando con su organización en línea, realizando investigaciones, obteniendo apoyo y esforzándose por obtener información que los ayude a avanzar en su negocio.

Debido a esto, se debe evaluar los procesos de ventas y buscar adaptarse a las nuevas necesidades de los clientes con herramientas que permitan estar presentes en su ciclo de compra. La alineación en todos los canales es clave para conocer al comprador y en que parte del proceso de compra se encuentra logrando un compromiso impactante en el proceso de compra.

El proceso de las ventas está transformándose en un nuevo modelo híbrido para gestionar las relaciones con los clientes; este modelo de ventas híbridas combina búsquedas de compras digitales con un compromiso uno-a-uno altamente dirigido con vendedores. Los canales digitales deben equilibrarse con las conexiones en persona y deben entregarse cuando el cliente lo espera, en el contexto de las necesidades del cliente y del formato correcto que su cliente espera con un impacto mensurable.

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Este nuevo modelo de ventas está impulsado por una capa de procesos, que consiste en: un ecosistema de datos, tecnología de ventas y procesos empresariales inteligentes que permiten a sus vendedores identificar, construir y gestionar relaciones a gran escala.

Microsoft Dynamics 365 for Sales crea experiencias personales basadas en los objetivos de sus clientes,utiliza análisis de Big Data y aprendizaje automático para anticiparse a las necesidades de sus clientes y prevenir problemas, además de emplear la automatización de procesos para agilizar tareas complejas y entregar herramientas inteligentes y fáciles de usar.

Su equipo de ventas podrá aprovechar los múltiples canales para atraer de forma natural a los clientes cuando y donde les resulte más conveniente, prueba gratis por 30 días Microsoft Dynamics for Sales. 

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El ERP herramienta de gestión de la manufactura

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Todo sistema de gestión empresarial está compuesto por tres partes

  1. El hardware es decir todo aquel equipo, dispositivo y tecnología necesaria para soportar el Software, en este caso al ERP, la base de datos, las redes.
  2. El factor humano siendo aquellos usuarios del ERP y la información generada para la toma de decisiones, su relación con el ERP estará determinada por el tipo de usuario en el que se especificaran los niveles de confidencialidad y acceso a la información, accesos a módulos y sus diferentes opciones como altas, bajas, cambios, generación de reportes, solo consulta, etc.
  3. Los procedimientos son aquellas prácticas que se reflejan en las políticas, estrategias y lineamientos para la gestión de los módulos del sistema.

 

Los principales módulos de un ERP son:

  • Recursos humanos
  • Ventas
  • Compras
  • Contabilidad
  • Finanzas
  • Inventario
  • Producción
  • proyectos

 

La importancia del ERP  para la industria manufacturera

 

El logro de los objetivos de la organización es posible si las decisiones se están tomando con información veraz y oportuna, el ERP es quien permite que esto suceda.

 

Una vez generada e integrada la información tras su interpretación y análisis permite el desarrollo de nuevas estrategias de producción que se reflejan en los resultados comerciales y otros como ser más competitivos, tener ahorros, mejor control de la producción y las relaciones con clientes y proveedores.

 

Los tiempos se hacen menores, ya que la centralización de la información con su acceso en tiempo real permite presentar mejoras en todas las áreas de la organización optimizando sus operaciones permitiendo su estandarización, automatización y simplificación.

 

La industria manufacturera encuentra en el ERP su perfecto aliado que le permitirá empezar a pensar en desarrollo de nuevos productos, diversificación de procesos, innovación en toda la extensión de la palabra.


Axentit Business Consulting
Microsoft Silver Partner 
Microsoft Enterprise Resource Planning